Hvordan redigere en global adresseliste

Hvordan redigere en global adresseliste


I store selskaper som er sterkt avhengig av e-postkommunikasjon, noe som skaper en adresseliste med mange ansatteunder grupperinger kan være en stor tidsbesparende. På denne måten når ansatte må sende en avdeling eller gruppe av ansatte, kan de gjøre det ved å velge den gruppen heller enn ved å finne hver enkelt medarbeider. Dette kan også være nyttig fordi avsenderen ikke trenger å holde styr på endringer innen den gruppen (nye ansatte eller ansatte som forlater) eller vet hvordan å stave individuelle navn. Å holde listen strømmen er avgjørende for dens verdi.

Bruksanvisning

1 Åpne adresseboken og dobbeltklikk på listen du vil redigere. Nederst til høyre, klikk på "Endre medlemmer."

2 For å fjerne medlemmer, klikk for å velge dem fra listen, og klikk på knappen "Fjern".

3 For å legge til et medlem ved å klikke på "Legg til" knappen. Skriv inn hele eller en del av navnet (det kan følge formatet etternavn først), klikk det riktige navnet for å velge, og klikk på "Legg til". Du kan legge til flere navn fra dette vinduet ved å gjenta disse trinnene. Når du er ferdig med å legge navnene, klikk på "OK" for å gå tilbake til forrige vindu.

4 Alle de ønskede navnene skal vises i en liste under distribusjonslistenavnet. Hvis du ønsker å endre distribusjonslistenavnet, kan du gjøre det i dette vinduet; Klikk i listen navn og redigerer etter behov. Klikk på "OK".

Hint

  • Hvis du endrer navnet på gruppen, må du huske å stave alt riktig, så de som ønsker å sende epost til denne gruppen vil skrive inn en del av navnet. Hvis det er stavet feil, kan de ikke være i stand til å finne gruppen!
  • Hvis du redigere enkeltoppføringer i den globale adresseboken, vil endringene automatisk forplante inn i alle distribusjonslister som inneholder som medlem unntatt dersom medlemmet navn endres. I dette tilfellet, må medlemmet slettes og re-lagt til hver distribusjonsliste som han eller hun er medlem.
  • Hvis du får en feilmelding som sier at endringene kunne ikke lagres, trenger du ikke har rettigheter som en liste eier. Snakk med nettverksadministratoren for videre assistanse.