Hvordan redigere og dele dokumenter på nettet

Hvordan redigere og dele dokumenter på nettet


Tekstbehandlingsprogrammer pleide å være den eneste måten å redigere dokumenter. Du vil laste opp dokumentet til en e-post, og deretter starte en back-og-tilbake e-postutveksling, noe som kan ta flere timer. Deretter kastet ut den gamle dokumentet når du mottok den nye, redigerte versjonen, i frykt for at du ville forvirre de to. Med online tekstbehandlingsprogrammer kan du nå redigere og dele dokumenter som helst. Dette gir enkel tilgang blant prosjektmedlemmene, redaktører, forfattere og kontoransatte. På samme måte kan du kontrollere hvem som ser og redigerer dokumentene.

Bruksanvisning

1 Logg inn på din foretrukne online dokumentadministrasjonsprogrammet. Noen alternativer inkluderer Feng Office Zoho og Google Docs. Dette er åpen kildekode tekstbehandlingsprogrammer som skaper og forvalter de samme prosjektene i Microsoft Office. Disse programmene krever en konto for å opprette og dele dokumenter.

2 Logg deg på Google Docs. Klikk på "Dokumenter" på toppen av nettleseren. Instruksjoner for Feng Office og Zoho kan bli funnet på selskapenes hjemmesider. Klikk på "Create New" for å lage et nytt prosjekt eller klikk "Last opp" hvis du har et dokument allerede er lagret på datamaskinen din som du vil redigere og dele.

3 Velg dokumentformatet du ønsker å lage. Du plukker fra dokument, presentasjon, regneark, form, tegning eller samling. For å opprette et nytt dokument, klikk på "dokument" og begynne å legge til tekst, tabeller eller annen informasjon.

4 Klikk på "Share" øverst i høyre hjørne etter å legge til informasjon til dokumentet for redigering. En rullegardinmeny vises. Klikk på "Innstillinger for deling ..." En dialogboks som heter "Innstillinger for deling." Dokumentet starter som "Privat - Bare folk som er oppført nedenfor har tilgang til." Under ser du navnet ditt og en tekstboks merket "Legg til mennesker."

5 Type kontaktnavn eller ny e-postadresse for folk som du ønsker å motta og få tilgang til dokumentet for å redigere og dele. Bare de personer du sende filen til vil være i stand til å endre informasjonen. Hvis du ønsker å gjøre dokumentet mer tilgjengelig, så et annet alternativ finnes for deg.

6 Klikk på "Change" på høyre side. Klikk på boblen ved siden av "Offentlig på nettet" for å tillate alle på Internett for å finne og få tilgang til dokumentet uten en sign-on. Klikk på «Alle med linken" for å dele linken til dokumentet med andre. Alternativt beholde dokumentet "Private", som betyr bare personer som har fått tilgang kan endre dokumentet. Klikk for å plassere en sjekk på "Tillat alle å redigere," klikk "Lagre" når du er ferdig. En lenke er opprettet på toppen av dialogboksen for dokumentet.

7 Lim inn på bloggen din eller i en e-post for andre å klikke og få tilgang til dokumentet. Andre brukere endre, lagre og dele dokumenter, også. Dokumentet fortsetter å lagre alt det nye innholdet legges til automatisk, slik at du alltid har tilgang til oppdatert informasjon etter deling.