Hvordan redusere Mailbox Clutter

Når du bruker e-post for en stund, kan meldinger tendens til å hope seg opp ulest. Postkassen kan bli rotete med spam, videresendte vitser og gamle forespørsler om informasjon som du allerede har besvart. Slike meldinger kan gjøre det vanskelig for deg å se hva som er i dag viktig eller haster. Ved hjelp av e-post kan spare tid i forhold til å bruke vanlig post, faks eller talepost, men måtte vasse gjennom en rotete postkasse kan være en reell tid waster. Du kan organisere postkassen og behandle innkommende post mer effektivt for å redusere rot.

Bruksanvisning

1 Bruk spam-filtre, hvis de ikke allerede er slått på, for å filtrere ut uønsket søppelpost. Du kan sette den opp slik at e-post som ser ut som spam vil gå til en spam-mappen, som du kan sjekke med jevne mellomrom for å sørge for at legitime meldinger har ikke vært feilkategorisert. Sjekk preferanser innstillinger e programmets og hjelp-funksjonen for å få hjelp i å sette opp spam-filtre. Noen programmer lar du klikker på et stykke av innkommende post og merke det som spam, for å hjelpe filtrere ut lignende meldinger i fremtiden. Din e-post på jobben kan settes opp til å filtrere spam av informasjonsteknologi avdeling, med ingen innstillinger for å justere på egen hånd.

2 Klikk på innkommende meldinger og bruke etiketter for dem å betegne dem med kategorier som haster, arbeidsrelatert, deadline og personlig. Meldinger vil bli markert med forskjellige farger, slik at du kan se på et øyeblikk de viktige som krever den tidligste handlingen og de som kan vente til senere på dagen eller uken for svaret ditt.

3 Etter at du svare på en melding, og er ferdig med saken, for eksempel svarer på et enkelt spørsmål fra sjefen din eller kollega, flytte e-post til en mappe som du kan kalle noe sånt som "ferdig" eller "Ferdig denne måneden." Hvis du får mye e-post fra bestemte personer på regelmessig basis, kan du opprette mapper for hver person og sette meldinger der som du er ferdig med dem. Når du begynner å jobbe med et nytt prosjekt, opprettet en egen mappe for å lagre alle e-poster knyttet til det, i stedet for å la dem fyller opp postkassen din.

4 Sett opp innkommende postregler, ved hjelp av innstillingene, for automatisk å flytte meldinger som passer visse mønstre i mapper for å hjelpe deg med å organisere arbeidet ditt. For eksempel kan alle meldinger som har navnet på et bestemt produkt i emnefeltet, for eksempel "hageslange," gå til en mappe du oppretter kalt "Hageutstyr". Du kan også ha mapper for e-post som sendes fra sjefen din og venner. I morgen kan du raskt klikke på "Boss" -mappen for å se de siste meldingene, og under kaffepausen, kan du bla gjennom de siste nyhetene fra dine venner i "Personal" -mappen.

5 Gå gjennom innboksen din med jevne mellomrom og slette meldinger som ikke lenger er nyttig for å holde, slik som en invitasjon til en potluck lunsj som fant sted en måned siden eller en påminnelse om å delta på et møte som siden har blitt kansellert. Avhengig timeplanen din, kan det være lurt å beskjære innboksen en gang en dag eller uke eller måned. Selv om det vil ta litt tid å gå gjennom og slette unødvendige meldinger, kan du til slutt spare tid som du ellers ville bruke vasser gjennom rot å finne viktig post.