Hvordan Scan & Hold Office-dokumenter

Den type skanner du bruker for kontordokumenter, vil avhenge av dokumentstørrelse og andre behov. Bordskannere gir deg enkel skanning av tykke eller odde-formede dokumenter, mens gjennomgangs skannere fungerer godt for standard 8 1/2 x 11-tommers papir. Håndholdte skannere vil hjelpe deg skanne større dokumentformater som ikke passer inn i plan eller Gjennomførings skannere, som arkitektplaner eller 11-by-17 utskrifter. Når du har valgt en skanner, må du sette den opp og organisere virtuelle filsystemet. Hvis du planlegger å skanne Office-dokumenter slik at de kan brukes i en tekst editor som MS Word, Open Office Writer eller WordPad, velg en skanner som inkluderer OCR-programvare.

Bruksanvisning

1 Installer driverprogramvaren som fulgte med skanneren på datamaskinen skanneren kobles til. Hvis du bruker en nettverksskanner, må du kanskje installere driveren på hver datamaskin som bruker skanneren selv, men ikke hver datamaskin som trenger å vise dokumentene. Følg alle pakken instruksjoner og skjermen for å sørge for at skannerprogramvaren er riktig installert.

2 Start skannerprogramvaren ved å dobbeltklikke på ikonet på datamaskinen. De fleste skannerprogramvaren har innstillinger som vil tillate deg å lagre skanninger i visse filformater, for eksempel PDF, JPG og DOC.

3 Klikk på PDF-alternativ hvis du ønsker å skanne dokumenter slik at de beholder alle sine visuelle kjennetegn inkludert ord og bilder. Du vil ikke være i stand til å endre disse dokumentene uten PDF editor, men du vil være i stand til å vise og dele dem med alle datamaskiner som har gratisprogrammet Adobe Acrobat Reader. Angi PDF-valg for størrelsen og oppløsningen du vil ha som din standard scan. Programvaren kan også tillate deg å velge en standardplassering hvor det vil spare alle PDF-filer. Velg et sted som er lett å finne, for eksempel en mappe på skrivebordet.

4 Klikk på teksten, Word eller OCR-ikonet. Sett din foretrukne dokumentstørrelse, oppløsning og standardplassering for alle dokumenter du vil skanne, slik at de kan redigeres i et tekstbehandlingsprogram. Hvis alle i bedriften bruker samme tekstbehandlingsprogram, har filene lagret i at prosessorens format. Hvis ikke, lagre filer i rikt tekstformat (RTF) er best, da dette kan leses av de fleste tekstbehandlere.

5 Klikk på alternativet for egendefinerte skanner og sette opp noen andre vanlige skanneoppgaver du har tenkt å utføre, for eksempel en 2-av-tre-tommers PDF skanner for visittkort eller separate filen steder for skanner for å bli frelst og lagret.

6 Test hver innstilling ved å skanne den aktuelle typen dokument gjennom skanneren, deretter sjekke filplasseringen for å sikre at det lagres riktig. OCR-programvare er ikke 100 prosent nøyaktig, så sjekk alltid OCR-filer for feil, spesielt når grenser eller uvanlig skriftene brukes.

7 Informere resten av de ansatte i kontoret der hver type fil lagres og hvordan du bruker skanneren riktig.

8 Sikkerhetskopier datamaskinen som lagrer dokumentene regelmessig. Dette vil beholde en kopi av dine skannede dokumenter i tilfelle av computer feil.

Hint

• Dokumenter ser best ved høy (1200 dpi) oppløsning, men som skaper svært store filer som spiser opp lagringsplass og ta ekstra tid å åpne eller e-post. Prøv å sette skanneren på 300 dpi for å starte, og deretter endre skanneoppløsning opp eller ned i henhold til dine behov. Lavere oppløsning kan være fint hvis dokumentene vil kun vises på skjermen, ikke ut på nytt.