Hvordan sende Access 2007 rapporter til PDF

Del dine Access-rapporter Microsoft ved å konvertere dem til et tilgjengelig format. Eksportere en rapport som en PDF sikrer at alle brukere vil være i stand til å åpne og vise rapporten. Lagrer rapporten som en PDF-fil kan også spare tid hvis rapporten er hyppig brukt. I stedet for å åpne databasen hver gang du ønsker å se den kan du lagre PDF på harddisken og få tilgang til den raskt med noen PDF-leser.

Bruksanvisning

1 Klikk på tittelen på rapporten i navigasjonsruten. Din Access-rapport må understrekes at databasen kan gjenkjenne hvilket objekt du ønsker å eksportere som PDF. Hvis du ønsker å gå gjennom rapporten før eksport dobbeltklikker du på tittelen i navigasjonsruten for å åpne rapporten.

2 Klikk på "eksterne data" fanen på båndet og velg "PDF eller XPS" fra "Export" område. Finn mappen på harddisken, delt stasjon eller ekstern harddisk hvor du vil lagre PDF-filen. Velg "PDF" fra "Lagre som type" drop-down boks.

3 Klikk på "Alternativer ..." -knappen for å eksportere bare enkelte sider. For eksempel, hvis du har en rapport som viser alle produktbeskrivelser, men du vil dele de første fem til en viss kunde kan du gjøre det valget her. Skriv inn gjeldende sidetall under "Range" og klikk "OK."

4 Velg "Standard" under "Optimize For" for å opprettholde den høyeste kvaliteten på dokumentet. Hvis rapporten inneholder bilder og sterke farger å velge dette alternativet for å sikre at de som vises godt. Klikk "Publiser" for å lagre rapporten som en PDF.

Hint

• Du kan eksportere rapporten fra "Print Preview" visning ved å velge "PDF eller XPS" knappen under "Data" område av båndet.