Hvordan sette opp en datakilde for utskriftsfletting i Word 2003

Etter at du har satt opp en datakilde for utskriftsfletting i Word 2003, du aldri igjen må skrive de enkelte adresser på en masseutsendelse. Bare bruk "Utskriftsfletting" sidebar for å søke de tilgjengelige datakilder, velg den du ønsker og slå sammen med e-post dokumentet. Her ser du hvordan.

Bruksanvisning

1 Gå til "Verktøy" -menyen, bla ned og klikk på "Brev og masseutsendelser" liste. Klikk på "fletting" kommandoen. Dette åpner en "Utskriftsfletting" sidebar, som vil lede deg gjennom utskriftsfletting.

2 Velg typen dokument som du skal sende. Klikk "Next" på bunnen av "Utskriftsfletting" sidebar. Velg dokumentet, og deretter "Next" igjen for å sette opp datakilden for utskriftsflettingen.

3 Sett opp en ny datakilde for utskriftsfletting ved å velge "Skriv inn en ny liste" fra "Velg mottakere" alternativer. Klikk på "Create" for å lage en enkel liste over mottakere.

4 Fyll ut informasjonen for hver mottaker som du ønsker å ha tilgjengelig for utskriftsflettingen. Du kan legge til titler, firmanavn, adresser og mer. Tittel og lagre listen når du er ferdig. Den listen du opprettet kan bli funnet i en mappe som heter "Mine datakilder."

5 Fullfør ny brevet for utskriftsflettingen, og send.

Hint

• Du kan fjerne folk fra den nåværende epost ved å fjerne merkingen deres navn på flette mottakere liste deg sette opp. Dette betyr ikke fjerne dem fra listen; du vil ha sin kontaktinformasjon for fremtidige utsendelser.
• Tabeller som du oppretter i Word 2003 kan velges for bruk som flettedatakilder. Bare finne filnavnet for tabellen mens i "Utskriftsfletting" oppgaveruten, og klikk på "Open" knappen.
• Hvis du oppretter en datakilde ved hjelp av Excel eller Access, må du kontrollere at hver kategori av informasjon er så begrenset som mulig. For eksempel, i stedet for at en enkelt adresse kolonne, har fire kolonner: adresse, by, stat og postnummer. Dette gir deg større kontroll ved sortering av dataene.