Hvordan sette opp en e-postliste i Excel

Du kan bruke Microsoft Excel til å koordinere dine e-postlister. Følg disse trinnene for å samle data på et regneark og forberede etikettene.

Bruksanvisning

Sett opp epostlisten data

1 Start Microsoft Excel-programmet.

2 Ring opp et Excel-regneark. Åpne "File" og klikk "Ny". Gjør den første raden av arket dataetiketter. For en mailingliste, bør etikettene inneholde adressatens navn, gateadresse, by, stat og postnummer.

3 Justere bredden av kolonnene for å matche den gjennomsnittlige bredde av teksten som skal gå inn i den. Dette vil vanligvis være rundt 25 tegn mellomrom, selv om du trenger mindre plass for statlige og postnummer.

4 Skriv inn data i hver påfølgende rad matche kolonneoverskriftene med riktige data. Du har nå en kolonne med navn, en av adresser og så videre gjennom alle Excel-overskrifter.

5 Lagre og lukk regnearkfilen etter at du har skrevet inn alle data for adressene på listen din.

Forbered mailinglisten Etiketter

6 Åpne Microsoft Word til å fullføre etiketter fra adresselisten.

7 Velg "Verktøy", "Brev og masseutsendelser" og deretter "Konvolutter og etiketter." Klikk på "Etiketter" og deretter "Alternativer". Velg etikett beskrivelse som passer etikettene du har kjøpt. Match din merkevare og nummeret på etiketten til datamaskinens beskrivelse og trykk "OK". Denne handlingen setter opp kildedokumentet.

8 Tilsett navn og adresse feltkoder som passer til det du har i den første raden i adressearket. Følg instruksjonene nederst på skjermen som starter med en pil. Det første trinnet er å starte datadelen av dokumentet. Du vil se "Velg mottakere."

9 Søk etter adressen filen. Velg Excel-filen du nettopp lagret med navn og adresse informasjon fra dokumentområdet.

10 Arbeid deg gjennom filer og kataloger til du finner filen du ønsker. Velg filen og trykk på knappen som sier "Open". Trykk "OK" og deretter "OK" igjen.

11 Trykk "Rediger Mottakerliste" for å se om alt ser riktig. Hvis den gjør det, trykker du på "OK". Trykk på "Skriv din Letter", "Forhåndsvis brevet," og deretter "Fullfør flettingen."

12 Redigere enkeltbokstaver. Når programmene spør, fortell det igjen til "Fullfør flettingen."