Hvordan sette opp en søkbar PDF Database

En Portable Document Format (PDF-fil) er ofte brukt til å beholde all formatering av et dokument som er opprettet i et annet program, for eksempel et Word-dokument, regneark eller kompleks utforming fil. PDF-filer er opprettet og administreres ved hjelp av Adobe Acrobat. For å sette opp en PDF-databasefil, er det beste alternativet for å lage det første bruker en database eller regneark program, for eksempel Microsoft Excel. Deretter kan du konvertere filen til en PDF og legge til Adobe Acrobat-søk bar og indeks funksjoner, noe som gjør det enkelt for brukerne å søke i databasen.

Bruksanvisning

Konverter Database til PDF (Ref. 1, 2)

1 Åpne et regnearkprogram på datamaskinen, og angi alle dataene du vil ha med i databasen. Hvis du bruker en database program, vil du være i stand til å legge inn data mye mer effektivt enn om du skulle starte en PDF fra scratch. Lagre filen når den er fullført.

2 Lagre filen som en PDF-fil hvis du bruker et program som tillater det. Alle Microsoft Office-programmer gir denne muligheten, så lenge du allerede har Adobe Acrobat installert på datamaskinen. For eksempel i Excel, klikker du på "Microsoft Office-knappen," rulle over "Lagre som" og velg "PDF eller XPS." Skriv inn et filnavn og klikk på "Publiser". I andre programmer, kan du være i stand til å skrive ut til PDF ved hjelp av Adobe PDF Printer. Åpne PDF-filen i Adobe Acrobat.

3 Konvertere filen via Adobe Acrobat hvis Trinn 2 er ikke mulig. Åpne Acrobat og klikk på "File, Lag PDF, fra fil." Velg regnearkfilen fra "Åpne" dialogboksen og klikk "Åpne". Filen vil konvertere og åpne en ny PDF-dokument. Klikk "Fil, Lagre som" for å lagre filen.

Legg Søke (Ref. 3, 4)

4 Åpne "Finn" på verktøylinjen i Adobe Acrobat. Det vil være åpen som standard, men du kan alltid finne den igjen ved å velge "Edit, Finn." Bruk den til å finne noen ord i dokumentet.

5 Bruk "Søk" vinduet for å tillate en mer kompleks søk. Klikk på "Rediger, Søk" for å vise det, eller klikk på pilen ved siden av "Finn" verktøylinje og klikk "Åpne fullstendig Acrobat-søk." Denne funksjonen er også tilgjengelig for Adobe Reader-brukere.

6 Lag en indeks for PDF slik at brukerne kan søke i databasen. For å legge til en indeks, klikk på "Avansert, dokumentbehandling, Manage Embedded Indeks". Klikk "Embed Index." Følg instruksjonene og klikk "OK." Indeksen vil bli inkludert i PDF når du distribuerer det til mottakere.