Hvordan sette opp fraværs i Outlook

Når den er aktivert, Microsoft Outlook "fraværsassistenten" sender automatisert e-post, svarer på alle som sender en melding til din konto. Du kan tilpasse meldingen for å informere kunder, kolleger og andre kontakter fra datoen du kommer tilbake og hvem du skal kontakte i ditt fravær. Denne funksjonen kan du også sette opp separate meldinger til kontakter utenfor bedriften, og konfigurere regler for å videresende meldinger til andre mottakere og automatisk plassere velg e-post i Outlook-mapper.

Bruksanvisning

1 Åpne Microsoft Outlook ved å klikke på programmets ikon eller klikke på "Start" og bla gjennom menyen for å finne programmet. Vent til programmet for å laste.

2 Klikk på "Verktøy" fra menylinjen plassert øverst på skjermen og velge "fraværsassistenten."

3 Velg "Send Fraværende Svar" og skriv inn din ut av kontoret meldingen i tekstboksen merket "Inside My Organization." Dette er budskapet folk i bedriften din får når du kontakter deg når du har "Out of Office" aktivert. En typisk ut av kontoret Meldingen lyder: "Takk for din e-post. Jeg er for tiden ute av kontoret. Jeg vil være tilbake på (dato)." Det kan være lurt å legge til flere detaljer, for eksempel e-postadressen til en kollega til å kontakte i tilfelle presserende problemer.

4 Klikk på "utenfor organisasjonen", som ligger på toppen av tekstboksen. Dette er e-posten de utenfor bedriften får når du kontakter deg når "Out of Office" er slått på. Skriv din ut av kontoret-svaret i boksen. Om ønskelig, kan du bruke den samme meldingen.

5 Klikk "OK" for å begynne å sende ut av kontoret svar umiddelbart. Slik planlegger "Out of Office" i fremtiden, merk av for "Send bare i løpet av denne tidsperioden" og sette start- og sluttdato og klokkeslett. Klikk "OK" for å aktivere.

6 Se nederst i høyre hjørne av skjermen for å bekrefte "Out of Office" er aktivert. En "Out of Office" -ikonet vises i hjørnet.

7 Access "fraværsassistenten" på nytt hvis du ønsker å sette opp en regel. Regler kan du sende tilpassede meldinger for å velge kontakter, automatisk flytte e-post til mapper i Outlook, eller videresende meldingen til en annen mottaker. Still dine ønskede forholdene ved å fylle ut de aktuelle feltene i dialogboksen. Klikk "OK" når du er ferdig.

8 Lukk Microsoft Outlook. Når du åpner dette programmet på nytt, viser Microsoft Outlook en dialogboks som spør om du ønsker å deaktivere "Out of Office" funksjonen.

Hint

• Microsoft Outlook sender bare en ut av kontoret melding til hver avsender for varigheten av fraværet. Med andre ord, hvis en kunde eposter deg tre ganger mens du er ute, mottar han en automatisk melding.