Hvordan sette opp GTD E-post

Getting Things Done (GTD) er en personlig produktivitet utviklet av David Allen. Mens Allen utviklet systemet til å omfatte hele livet, kan du lett bruke sine prinsipper til din e-system for å hjelpe deg raskt fange, klargjøre og handle på dine e-postbaserte mål og forpliktelser. Etter den opprinnelige investeringen av fokus og innsats, kan en godt designet GTD implementering gi deg varig stress-free kontroll over innboksen og kommunikasjon, slik at du kan tenke mindre om e-post og mer om å leve rikt.

Bruksanvisning

Førstegangs oppsett

1 Slett eller arkivere gamle e-poster som fortsatt sitter i innboksen, men ikke lenger er nyttige. Jo mindre du har i innboksen din, jo mindre du har til å organisere. For enkelhets skyld velge en dato og dumpe hver e-post fra før. Hvis du har problemer med å fjerne gamle e-poster "just in case", tenker tilbake til sist gang du faktisk handlet på informasjon i en e-post eldre enn grensen du har valgt. Hvis du aldri har, har du sannsynligvis aldri vil.

2 Sett opp mapper eller etiketter kalt Handling og venter på. Handling er for e-postmeldinger som er praktisk, men vil ta mer enn to minutter å svare på. Waiting On er for e-postmeldinger som krever noen andre til å svare før du kan handle på dem.

3 Sett opp en kiler system som vil bringe e-post tilbake til din oppmerksomhet på et bestemt tidspunkt i fremtiden. Det er utvidelser og apps for å legge denne funksjonen til de fleste e-postprogrammer eller nettlesere. En enklere løsning kan være å bruke en web-tjeneste som 3mindMe, LetterMeLater eller iTickleMe å bringe e-post tilbake til din oppmerksomhet i fremtiden når de blir handlings.

4 Lag individuelle prosjekt referanse mapper eller etiketter som du behandler e-poster i innboksen din. Hvis e-postprogrammet lar nestede mapper, og du ønsker å holde grensesnittet ryddig, opprette en mappe som heter Reference. Utover det, er hekkende mapper ikke anbefalt for GTD implementeringer. Bare lage referanse mapper etter behov og la dem i en alfabetisk liste.

Tømme innboksen

5 Behandle e-postmeldinger i innboksen, ett om gangen. Ikke gå videre til den neste til du er ferdig med den nåværende. Målet er å gjøre, utsette, delegere, fil eller slette hver e-post. Flytt raskt og ikke la deg bli sugd inn lange svar.

6 Løse epost på stedet hvis det vil ta to minutter eller mindre.

7 Kopier e-post til Waiting For mappe hvis du trenger noen andres svar før du kan handle på det. Det kan være lurt å opprette en egen mappe i Waiting For for hver person.

8 Send e-post til din kiler for å bli sendt tilbake til deg etter en passende intervall hvis du ikke kan handle på det ennå, men vil være i stand til i fremtiden.

9 Lag en Reference mappe for en e-post som inneholder ingen praktiske ting, men har informasjon som er nødvendig for et prosjekt, og sende e-post der. Hvis den inneholder ingen handling element eller nødvendig informasjon, slette det og gå videre.