Hvordan skrive en Business e-post for en feil rekkefølge

Selv de mest nøyaktige bedrifter gjør feil fra tid til annen. En 99,9 prosent nøyaktighet rate betyr at ordren er galt 0,1 prosent av tiden, enten det er takket være en datamaskin svikt, ren gamle menneskelige feil, eller noen blanding av de to. Dersom leverandøren ved et uhell sendte deg for mange widgets eller komponenter som er for små, må du kontakte dem for å starte prosessen med å fikse feilen. Skrive en forretningsplan e-post for en feil rekkefølge følger samme generell oversikt som enhver annen virksomhet e-post.

Bruksanvisning

1 Ta med en klar emne. En tittel som "Feil elementer som mottas for ordre 21109" lar mottakeren vet hva e-posten er om før hun selv åpner den.

2 Hils den andre personen og bruke en respektfull tone i hele e-posten. Selv om feil ordrer kan være frustrerende, er det ingen grunn til å være uncivil, og business e-post bør høflig skrevet.

3 Oppgi problemet klart. List så mange detaljer som mulig. Inkluder innkjøpsordrenummeret, pakkseddelen nummer, dato for mottak, hva du bestilte kontra hva du faktisk har mottatt - noe som kan bidra til leverandøren å identifisere problemet på sin ende og fremskynde erstatningsprosess.

4 Nevne at du legger til et vedlegg hvis du gjør det. Skanning feil papirer eller ta bilder av avviket kan hjelpe din påstand, men la den andre personen vet at de er inkludert er grunnleggende virksomhet e etikette.

5 Takke dem for deres tid på slutten, og inkluderer en gratis avsluttende linje, for eksempel "Med vennlig hilsen" eller "Ser frem til å se deg neste torsdag." Sørg for at din signatur inneholder kontaktinformasjon som mottakeren kan bruke hvis hun trenger å få tak i deg.

6 Følg opp hvis du ikke har hørt i tre eller fire dager.

Hint

• Pass på at du sender e-post rett person. I store selskaper, folk ofte har klart definerte roller. Din normal kontaktpunkt kan ikke håndtere ordre rettelser.