Hvordan skrive ut adresseetiketter i Microsoft Word

Skrive adresseetiketter i Microsoft Word er en utrolig verdifull jobb dyktighet. Selv om ansatte blir ofte bedt om å bistå med utsendelser på denne måten, mange har ingen anelse om hvordan du selv starte en slik oppgave. Les videre for steg-for-steg instruksjoner om hvordan du bruker Microsoft Word til å lage og skrive ut adresseetiketter.

Bruksanvisning

1 Kjøp Etiketter:

Kontorrekvisita butikker som Staples selger et bredt utvalg av peel-og-selvklebende etiketter som brukes for utsendelser. Finn etikettstørrelsen du velger, kontrollerer at den helt av valget ditt er "Avery." Disse etikettene er mest kompatible med Microsoft Word.

2 Opprett en kontaktliste i Excel:

Hvis det er sannsynlig at du vil trenge for å lage etiketter for samme kontaktene gang på gang, vil du ønsker å lagre den nødvendige kontaktinfo i en Microsoft Excel-regneark. Ikke bekymre deg hvis du aldri har jobbet i Excel før. Du bør ikke ha en vanskelig tid å bruke dette programmet for å legge inn kontaktinfo. I Excel, lage et diagram over kontaktinformasjon ved hjelp av celler som tilbys. Din første rad med celler bør inneholde overskrifter, eller "felt", merking opplysningene oppført i kolonnene nedenfor. Eksempel felt for adresseetiketter er:

-Fname
-Lname
-Add1
-Add2
-By
-Tilstand
-Zip

Når du har merket ditt felt, legge inn kontaktinformasjon tilsvarende, enten klippe og lime fra et elektronisk dokument eller transkribere info fra en papirkopi.

3 Sett opp din Etikettoppsett:

Når du er ferdig med å lage Excel-regnearket, åpner et nytt dokument i Microsoft Word og finn "masseutsendelser" i verktøylinjen. Deretter velger du "Etiketter" fra alternativene som vises. Du vil da se en liten firkant med en bestemt type etikett. Klikk her, og følg instruksjonene for å finne den helt av Avery etiketter du har kjøpt. Hvis du ikke vet nummeret tildelt din type etiketter, kan du enkelt finne det ved å sjekke det øvre hjørnet av boksen der etikettene finnes. Når du har angitt etikettene som du skal jobbe, er enige om å åpne et nytt dokument. Innenfor det nye dokumentet, vil du legge merke til en samling av kvadrater, en for hver etikett du er til å skrive ut.

4 Slå sammen din mailin:

Det neste trinnet er ellers kjent som en "fletting." Det krever at du flette din kontaktinfo regneark med etikettoppsettet du nettopp har laget i Word. Velg "Legg til mottakere" fra menylinjen. Word vil spørre deg om du vil bruke et eksisterende dokument. Du bør velge den lagrede Excel regneark som inneholder din kontaktinfo. Plassere markøren i den første etiketten på skjermen, klikk på "Sett inn flettefelt." En liste over de feltene du opprettet i Excel vil dukke opp. Plasser de områdene som hører etiketten i henhold til hvordan du vil den trykte versjonen av etikettene å se. For eksempel, hvis du ønsker å plassere mottakerens fornavn og etternavn på neven linjen på etiketten, legger "fname", deretter et mellomrom, deretter "lname", og gå derfra.

5 Neste post:

I Excel, hver rad, som i dette tilfellet inneholder en fullstendig adresse, regnes som en "record". På slutten av dette prosjektet, vil felt titlene du bare plassert innenfor din første etikett erstattes med kontaktinfo som tilhører den første posten. Nå vil du fortelle Microsoft Word som den andre etiketten skal inneholde informasjon som tilhører den andre posten, og så videre. Gjør dette ved å velge "Neste Record" fra listen over feltalternativer. Plasser denne teksten i begynnelsen av den andre etiketten. Nå kopiere og lime feltene fra den første etiketten inn i den andre, etter "Next Record." Hver Følgende etikett skal se ut akkurat som denne, så kopiere og lime til du har fylt et helt ark.

6 Fullfør Merge:

Når hver etikett i arket har vært befolket med felt, gå videre og fullføre flettingen ved å velge riktig ikonet i oppgavelinjen. Et nytt vindu bør åpne opp, viser det ferdige produktet. Du vil se at felt titler har nå blitt erstattet med kontaktinfo finnes Excel-regneark. Denne nye dokumentet er filen som du vil skrive ut.

7 Skriv ut etikettene

Plasser et blankt ark med etiketter i skriveren. Gå tilbake til dokumentet og velg "Fil" og deretter "Skriv ut".