Hvordan skrive ut en side til e-post alternativer i Quickbooks Pro

I dag er flere kunder ber om papirløs korrespondanse. Det er raskere enn å sende korrespondanse via e-post og fordi det er papirløse, det er mer miljøvennlig. Ved hjelp av Quickbooks Pro, kan du sende alle typer skjemaer til dine kunder, inkludert fakturaer, estimater, uttalelser, salg ordre, salg kvitteringer og kreditnotaer. I tillegg kan du sende innkjøpsordrer og rapporter til dine kollegaer. Hvis du bruker lønn, kan du også sende lønnsslippene til de ansatte.

Bruksanvisning

Send Quickbooks Forms

1 Velg "Edit" og deretter "Preferences" i menyen øverst til å redigere e-postinnstillingene.

2 Velg "Send Skjemaer" fra menyen til venstre og velg "Mine innstillinger" fanen.

3 Kryss av i boksen merket "Å bli sendt" for å betegne at hvis en kundes konto har valgt foretrukket send metode for e-post, dette alternativet vil automatisk bli kontrollert når du skriver inn et skjema for denne kunden.

4 Velg "Quickbooks E-post" radio knappen hvis du ikke bruker Microsoft Outlook som e-postklient. Du vil sende e-post ved hjelp av Quickbooks server. Hvis du bruker Outlook, la "Outlook" -knappen valgt.

5 Klikk på "Selskapet Innstillinger" -kategorien.

6 Velg rullegardinmenyen ved siden av "Endre standard for." Velg noen form for å endre standard ordlyden i e-posten for at skjemaet. Du kan også redigere eller legge til notater til e-post når du sender den. Klikk på "OK" -knappen.

7 Velg "kunder", deretter "Customer Center" på toppmenyen for å legge til en ny kunde. På toppmenyen i kundesenteret, velg "Ny kunde og jobb." I rullegardinmenyen, velg "Ny kunde". Fyll ut alle feltene du ønsker å bruke.

8 Velg "Tilleggsinfo" kategorien i "Ny kunde" -vinduet, se etter "Foretrukket Send Method" og velg "E-post" for å sette opp en ny kunde du foretrekker å sende korrespondanse via e-post. Klikk på "OK" -knappen.

9 Skriv inn noen form for en kunde, og klikk på "Å være e-post" boksen nederst i venstre hjørne for å betegne som en e-post skal sendes. Du kan legge inn så mange skjemaer som du vil.

10 Velg "File" på toppmenyen, og velg deretter "Send former ..."

11 Redigere en enkelt e-post før du sender skjemaene ved å trykke på "Edit E-post" -knappen. Dette åpner et nytt vindu. Rediger teksten og velg "OK" -knappen. Legg merke til den praktiske "Rediger standardtekst" -knappen på dette vinduet.

12 Velg alle skjemaene du ønsker å sende, og klikk deretter på "Send" knappen.

1. 3 Send skjemaet med en gang ved å klikke på "Send" -knappen på menyen over formen når du skriver det. Dette vil åpne en e-postvindu. Hvis du ønsker å redigere teksten i e-posten, gjøre det, så klikker du på "Send".

Send Quickbooks Reports

14 Send en rapport ved å klikke på "E-post" knappen rett over rapporten. En rullegardinmenyen åpnes.

15 Velg enten "Send rapporten som Excel" eller "Send en rapport som PDF" alternativet.

16 Redigere teksten i e-postvinduet postklient til dine personlige preferanser om nødvendig. Legg merke til at PDF eller Excel-dokument er vedlagt e-posten. Klikk på "Send" -knappen.

Hint

• Når du redigerer Send skjema preferanser, hvis ikke bruker Outlook, legge til e-postadressen din til BCC boksen slik at du vil ha en kopi av e-postene du sender ut. Blindkopi-boksen er usynlig for kundene dine slik at de ikke vet at du har sendt en kopi av e-posten til din e-postadresse.
• Hvis e-postserveren mislykkes, vil Quickbooks ikke varsle deg om at e-posten ikke gikk gjennom. Dette er en annen grunn til å bruke muligheten til BCC å sende en sikkerhetskopi av e-posten til din e-postadresse. Hvis du ikke fikk din kopi, kan du anta at kunden ikke får sitt eksemplar.