Hvordan skrive ut konvolutter fra en CSV-fil i Word

En kommadelt, eller CSV, er fil en som er bred støtte og kan importeres fra eller eksporteres til de fleste database-type programmer som har tabulert data. En CSV-filen inneholder fane kolonner med ren tekst data adskilt med komma. Hvert komma betegner begynnelsen på en oppføring i neste kolonne. Åpning av en CSV-fil som det er i et tekstredigeringsprogram som Notisblokk ville produsere en liste over data strødd sammen til en massiv avsnitt, som ikke er den enkleste måten å jobbe med det. Men applikasjoner som Outlook, Excel, ACT og Access er databaser på sin kjernevirksomhet og kan gjøre perfekt følelse av en CSV-fil og dataene som finnes. Disse programmene kan enkelt konvertere en CSV-fil til en som har sin programmets samme format. Selv om Microsoft Word ikke har funksjoner som ligner en database så tett som disse, kan Word Mail Merge kommandoen bruke en CSV-fil for en datakilde som vil produsere flere brev, etiketter eller konvolutter for hver post representert i CSV-filen.

Bruksanvisning

1 Opprett et nytt tomt dokument i Microsoft Word. Klikk på "masseutsendelser" -kategorien, og klikk deretter på "Start utskriftsfletting" -knappen på Word båndet på toppen av skjermen.

2 Klikk på "Konvolutter" alternativet, og deretter velge ønsket konvoluttstørrelse, levering og returadresse skrift fra konvolutt vinduet Alternativer. Klikk på "OK" -knappen for å lagre valgene.

3 Klikk på "Velg mottakere" -knappen i Start utskriftsfletting gruppe område, og velg "Bruk eksisterende liste". Pass på at "alle datakilder" alternativet er valgt. Finn CSV-fil på datamaskinen fra Velg datakilde vinduet, og klikk deretter på "Open" knappen.

4 Skriv en returadresse i øvre høyre hjørne av konvolutten om nødvendig. Bruk "Shift" + "Enter" på tastaturet for å hindre flere mellomrom etter hvert avsnitt om denne funksjonen er slått på. Single-klikk med musen mot midten av konvolutten for å aktivere leveringsadressen delen. Klikk på "Adresse Block" -knappen i Write og Insert Felt gruppe på båndet. Velg ønsket format, og klikk på "OK" -knappen. Dette er den eneste flettekoden du trenger for å sikre at alle adresser i CSV-filen vil fylle leveringsadressen delen av hver konvolutt.

5 Klikk på "Preview Resultater" -knappen på båndet hvis du ønsker å sjekke hver adresse. Fortsett til neste navn på listen ved å klikke på "Next Record" -knappen i forhåndsvisnings Resultater gruppen området. Last riktig konvolutt i skriveren, klikker du på "Finish og Merge" -knappen og deretter "Print Documents" alternativet. Velg "All" fra Flett til Printer vindu hvis du er klar til å skrive ut konvolutter for alle navnene i filen. Velg "Current Record" eller "Fra Til" alternativer hvis du ønsker å skrive ut konvolutter for utvalgte navn. Du må mate en konvolutt manuelt via skriverskuffen for hvert navn.

Hint

• Klikk på "Match Fields" knappen i Skrive og sette inn felter gruppe området for å bekrefte at data fra CSV-filen på riktig måte passer feltene som brukes i Word Adresse Block-kode, og klikk deretter på "OK" -knappen for å godta endringer.