Hvordan skrive ut mange forskjellige konvolutter i Word
For å skrive ut forskjellige konvolutter i Microsoft Word, må du opprette en utskriftsfletting. En utskriftsfletting brukes av Microsoft Word til å lage mange forskjellige konvolutter fra en enkelt mal. Din viktigste mal bruker felt for å identifisere den riktige plasseringen og informasjon til en konvolutt. Som bruker er du ansvarlig for å plassere feltene i riktig område av konvolutten og knytte malen til en adresseliste.
Bruksanvisning
1 Lag en liste over navn og adresser. Du kan lage en liste i Excel, Word eller Access, eller bruke adresseboken i Outlook. For Excel, må listen inneholde kolonner delt på navn, adresse, by, stat og postnummer. For Word, må du komponere et bord ved hjelp av radene. Den første raden må inneholde overskrifter. Påfølgende rader inneholde informasjon om kontaktene dine. For Access, skape data i en tabell eller bruke en spørring.
2 Åpne Microsoft Word. Klikk på "Microsoft Office" -knappen øverst til venstre side av tomt dokument. Velg "Alternativer for Word". Klikk på "Avansert" og bla ned til delen Generelt. Skriv inn returadresse i "Postadresse" -boksen. Klikk på "OK".
3 Klikk på "Konvolutter" på kategorien Utsendelser på toppen av tomt dokument. Klikk på "Alternativer" og deretter velger du "Konvolutt Alternativer" -kategorien. Velg riktig konvoluttstørrelse. Hvis ingen av formatene som er angitt kamper konvolutten, klikk på "Custom Size". Skriv inn de riktige dimensjoner. Velg "Utskriftsalternativer" -fanen og velge en måte å mate konvolutten. Klikk på "OK".
4 Klikk på "Velg mottakere" på den kategorien Utsendelser. Hvis du vil bruke Outlook kontaktliste, klikk på "Velg blant Outlook-kontaktene." For å bruke et skapt liste fra et Office-dokument, regneark eller database, velg "Bruk eksisterende liste" og naviger til plasseringen av den lagrede listen. Du har også muligheten til å skrive en liste direkte inn i en "Ny adresseliste" boksen i Word.
5 Rediger listen ved å klikke på "Rediger Mottakerliste" i kategorien Utsendelser. Sjekk adressene som du ønsker å inkludere. Word inneholder alternativer for å sortere og filtrere poster. Når du er ferdig, klikk "OK".
6 Klikk "Match Fields" i Write og Insert Fields gruppe av kategorien Utsendelser. Bla nedover listen i Match Fields boksen og matche enhver informasjon som Word ikke samsvarte. Pass på at all informasjon som trengs for å riktig skrive ut adresser på konvolutter er matchet med dine data. Når du er ferdig, klikk "OK".
7 Skriv returadresse i det aktuelle området i konvolutten. Hvis du ønsker det, legge til et bilde til din konvolutt. Klikk "Sett inn" og velg deretter "Picture". Finn og velg bildet og klikk "Sett inn". Høyreklikk på bildet og velg "Tekstbryting". Flytte bildet til egnet område for konvolutten.
8 Klikk på levering området av konvolutten. Velg ett av alternativene i Write og Sett inn Felt på utsendelser Tab. For å sette inn all informasjon på en gang, velger du "Adresse Block". Valgte "Insert Merge Arkivert" for å sette inn hvert felt individuelt. Følg instruksjonene for å riktig satt opp konvolutten. Du kan formatere hvert felt ved å velge felt og ved hjelp av alternativene i Font-delen av kategorien Hjem.
9 Klikk på "Forhåndsvis Resultater" på kategorien Utsendelser å forhåndsvise konvolutt. Naviger gjennom hver konvolutt for å sikre at informasjonen er korrekt. Rediger uriktige opplysninger ved å klikke på "Rediger Mottakerliste" i kategorien Utsendelser.
10 Klikk på "Finish og Merge" og velg "Skriv ut dokument" når du er fornøyd med konvolutter og informasjon. Velg om du vil skrive ut alle konvoluttene på en gang, eller bare den ene i sikte. Det kan være lurt å prøveutskrifts en konvolutt for å sikre oppsettet var vellykket.
11 Lagre konvolutter. Klikk på "Microsoft Office" -knappen og velg "Lagre som". Skriv inn et navn for dokumentet. Word vil spørre om du ønsker å fortsette flettingen av dokumentet. Velg "Ja."