Hvordan sortere en adresseliste etter etternavn

Hvordan sortere en adresseliste etter etternavn


Blant de bekvemmeligheter som gis av elektroniske produktivitetspakker som Microsoft Office, Corel Wordperfect eller Google Docs er evnen til å organisere og sortere data ved å trykke på en knapp. Mens typists i pre-dataalderen ville ha blitt gjort for å re-skrive en liste hver gang de ønsket å legge til nye oppføringer, du kan legge til nye kontakter i adresselisten --- og alfabetisere det ved hjelp av sine etternavn --- med bare noen få museklikk.

Bruksanvisning

1 Separate for- og etternavn i ulike kolonner hvis regne bestillinger dem som "fornavn etternavn" --- "Jane Doe" og "John Smith", for eksempel. Dobbeltklikk på overskriften for kolonnen som inneholder navnene og hold nede "Ctrl" og "C" -tastene samtidig for å kopiere den. Klikk hvor som helst på regnearket for å oppheve valget av kolonnen og deretter holde nede "Ctrl" og "V" -tastene samtidig for å lime den nye kolonnen. Dobbeltklikk denne kolonnen overskriften og hold nede "Ctrl" og "H" tastene samtidig for å åpne opp en "Erstatt" dialogboksen. La "Finn" feltet stå tomt og plassere en "@" logg på "Erstatt" -feltet og klikk på «Erstatt alle." Hold nede "Ctrl" og "H" -tastene igjen, inn denne gangen "? * @" Inn i "Søk" feltet og forlate "Erstatt" feltet stå tomt. Klikk "Erstatt alle" for å slette de første navnene fra denne kopien kolonnen.

2 Sorter listen etter etternavn. Drop-down "Data" -menyen og klikk "Sort", velg deretter verdien av kolonnen som nå inneholder bare etternavn. Klikk "Sort" for å sortere listen i henhold til disse verdiene.

3 Slett kolonnen du brukte til å sortere dataene dine hvis du ikke ønsker å holde den i kontaktlisten din, husk at du kan gjenta trinn 1 til enhver tid for å sortere dataene, for eksempel hvis du legger til en ny oppføring . Dobbeltklikk på kolonneoverskriften og trykke "Delete" -tasten.