Hvordan spore Mail med Outlook

Microsofts Outlook-program lar brukerne administrere sine e-post korrespondanse ved å spore sine innkommende og utgående e-post, finne gamle e-poster, filing e-post og dirigere e-post til bestemte mapper. Web-baserte e-postservere motta en brukers e-post og laste dem inn i Outlook-innboksen. Brukeren kan da bruke Outlook verktøy for å utføre en rekke oppgaver som lette prosessen med å spore og administrere e-post. Seerne kan sortere sine e-post, slik at de kan delta på hver e-post som nødvendig.

Bruksanvisning

1 Klikk "Send / motta" for å laste ned e-post fra webserveren i din Outlook-programmet.

2 Merk e-post for oppfølging ved å plassere markøren på e-post i innboksen og høyreklikke på musen. Klikk "Oppfølging" fra drop-down menyen og velg flagget fargen du vil bruke til å merke e-posten. Klikk "Legg til påminnelse" fra "Follow-Up" dropdown menyen hvis du vil at Outlook-programmet for å minne deg på å tendens til e-posten. Fyll ut opplysningene i "Legg Påminnelse" -vinduet, inkludert grunnen til at du ønsker å flagge e-post og forfallsdatoen. Dette vil programmere Outlook til å sende deg en påminnelse om e-post hver gang du åpner Outlook-programmet.

3 Lag mapper for din e-post slik at du kan sende dem for senere bruk. Høyreklikk på "Innboks" etiketten sammen venstremenyen på. Velg "Opprett mappe" fra rullegardinmenyen. Navngi mappen og trykk "Enter" på tastaturet. Du kan fortsette å opprette nye mapper direkte under innboksen etiketten. I tillegg kan du opprette undermapper under etikettene av de nye mappene. For å sende e-poster i sine relevante mapper, venstre-klikk på en e-post og dra den inn i mappen hvor du vil arkivere det.

4 Finn gamle e-poster ved å gjøre et søk i Outlook. Dobbeltklikk på mappen hvor du har arkivert e-posten som du ønsker å finne. På verktøylinjen i Outlook, ved siden av "Look For", skriv inn et søkeord eller en setning, eller navnet på avsender eller mottaker som du ønsker å finne. Klikk "Søk" for å finne e-posten. Letingen fortsetter gjennom en mappe om gangen, så hvis du har glemt hvilken mappe du arkivert e-posten din etter at du kanskje må søke flere mapper for å finne e-posten.

5 Endre utseendet på innkommende meldinger og måten Outlook håndterer dem. Klikk "Verktøy" på toppen Outlook verktøylinjen, "Alternativer", "E-post" og deretter "e-postalternativer." Du kan velge å lukke den opprinnelige meldingen når du svarer på eller videresende, automatisk lagre usendte meldinger, automatisk lagre sendte meldinger i den sendte meldinger mappen og mer. Klikk "Avanserte e-postalternativer" til autolagring dine usendte meldinger, lagre videresendte meldinger og andre bruks andre alternativer for avansert meny.

6 Filter innkommende søppelpost ved å venstreklikke på "Verktøy" på toppen Outlook verktøylinjen, deretter "Alternativer", "E-post" og "useriøs e-post." Velg nivået av søppelpost beskyttelse som du ønsker ved å markere sirkelen ved siden av alternativene. Disse inkluderer å flytte post fra utvalgte avsendere direkte til søppelpost-mappen, motta e-post bare fra trygge lister og ikke aktivere linker til muligens usikre eller falske nettsteder.