Hvordan Svare på en sint e-post

Hvordan Svare på en sint e-post


Avsenderen av en e-post kan ikke se eller høre deg mens du skriver en melding, så det er lett for ham å skrive noe i sinne at han ikke ville si til ansiktet ditt. Hvis du støter på en slik e-post, ikke ta det personlig. Svar i en sammensatt og profesjonell måte for å unngå å eskalere situasjonen. Det kan være fristende å svare med samme mynt når du føler deg forbigått, men fokuserer i stedet på å løse problemet i stedet for å komme tilbake på person, spesielt når du arbeider med kunder.

Tenke gjennom ting før Svare på e-post

Svare umiddelbart etter å ha lest en sint e-post kan føre til mer skade enn godt. Ta deg god tid når du svarer på en sint e-post for å roe ned, tenke rasjonelt om svaret ditt og finne ut formålet med e-post. Hvis e-posten er fra noen som er lufting frustrasjon på deg eller forsøker å egge deg inn i en konflikt, en umiddelbar, sint motsvar eskalerer bare saker. Med mindre e-post krever en rask reaksjon, for eksempel når en sint kunde har en gyldig problem, skriv dine tanker før du svarer.

Hold Svar Kort og rett på sak

Være kort og profesjonell i ditt svar for å unngå å motvirke mottakeren videre. Ikke fokuser på sinne eller støtende kommentarer, men ta opp bekymringen avsenderen uttrykt. Hvis forfatteren har et gyldig poeng, slik som å motta dårlig kundeservice, erkjenner at du forstår problemet og forsikre ham om at det blir adressert. Hvis personen er så sint at det er vanskelig å skjelne hva opprørt ham, be om avklaring. Ved å være høflig i svaret og sikre den personen som du vil ta hans problem, kan du uskadeliggjøre situasjonen.

Hold følelser i sjakk når du svarer

Selv når avsenderen av e-posten gjør personlige bemerkninger om deg, unngå å lage provoserende kommentarer i retur; resultatet er sannsynlig å være en opphetet utveksling som ikke vil gagne noen. Unngå forutsetninger eller personlige angrep i svaret, spesielt hvis e-posten er fra en kunde eller kollega. Svare med trusler eller fornærmende språk kan ha rettslige konsekvenser for din bedrift. Dette betyr ikke at du må stå for misbruk fra avsenderen skjønt. Hvis han klart steps sine grenser i e-posten, godt minne ham om konsekvensene hvis han fortsetter i å gjøre det. Det er ingen grunn til å være truende, men du bør gjøre det klart at overgrep ikke kan tolereres, så det er ikke bidrar til å løse problemet.

Fokus på problemet og ikke person

Ved å fokusere på problemet og forklare til avsenderen hvordan det kan løses, kan du hindre ham fra å bli sintere. Hvis problemet er noe som avsender gjorde galt, forklare det til ham uten å forsøke å få ham til å føle seg dum eller mindreverdig i prosessen. Hvis problemet er et resultat av noe du gjorde galt, eier opp til din feil, og forklar hvordan du vil rette den. I et forretningsmiljø, ikke prøv å glatte over problemet eller flytte skylden; i stedet erkjenne problemet og sikre avsenderen at det vil bli tatt opp. Ikke gi noen løfter du ikke kan holde; Dette gjør bare vondt verre.