Hvordan Tips en PowerPoint-presentasjon i §§

En stor filvedlegg kan overskride grensene for en e-postserver. Å dele og organisere en stor fil i seksjoner som kan bli sendt separat gir en løsning for å få innholdet til mottakeren. Fordi PowerPoint-presentasjoner bestå av lysbilder, kan du opprette undergrupper av lysbilder og lagre dem under sekvensielle filnavn. Mottakeren kan senere kompilere disse sekvensert filer for å gjenskape den opprinnelige presentasjonen.

Bruksanvisning

Segment en stor PowerPoint-presentasjon

1 Klikk for å velge ønsket PowerPoint-fil. Høyreklikk og velg "Properties" for å se størrelsen på filen.

2 Bestem hvor mange deler filen må deles inn for e-post. (Mange servere begrense filvedlegg til 5 MB eller mindre.) For eksempel, hvis filen er 22 MB, så det bør deles inn i fem seksjoner for e-post.

3 Åpne ønsket PowerPoint-filen og velg "Lysbildesortering" under "Vis" i menylinjen øverst. Dele den totale antallet glir inn i det ønskede antall deler. For eksempel, for en 22-MB presentasjon som inneholder 35 sider, hver av de fem seksjonene vil inneholde syv lysbilder.

4 Hold nede "Shift" -tasten, velg lysbildet etter det siste lysbildet i den første gruppen, og velg deretter den siste lysbildet i presentasjonen. Slipp alle tastene og trykk deretter på "Delete" -tasten.

For eksempel, i den 35-lysbilde dekk, glir 8 til 35 vil bli valgt, og deretter slettet, slik at lysbildene 1 til 7.

5 Velg "Lagre som" under "File" i toppmenyen. Skriv inn ønsket filnavn og skriv "1" for å betegne den delen. Klikk på "Lagre" -knappen.

For eksempel vil filnavnet for den første delen være "example1.ppt."

6 Åpne den opprinnelige PowerPoint-filen og velg lysbildene som allerede er lagret i tidligere avsnitt. Slett disse lysbilder. For eksempel, for kapittel 2, velger lysbilder 1 til 7 for å slette, fordi disse er i example1.ppt.

Hold nede "Shift" -tasten, velg lysbildet etter det siste lysbildet i den andre gruppen, og velg deretter den siste lysbildet i presentasjonen. Trykk på slettetasten. For eksempel, fordi hver del inneholder sju lysbilder, glir 8-35 ville bli valgt, og deretter slettes for avsnitt to.

Velg "Lagre som" under "File" og skriv inn ønsket filnavn etterfulgt av nummeret av seksjonen. Klikk på "Lagre" -knappen. For eksempel vil filnavnet for den andre delen inneholder lysbilder 8 til 14 være "example2.ppt."

7 Gjenta trinn 6 for hver seksjon.

Kompilere en PowerPoint-presentasjon fra Seksjoner

8 Last ned alle delene og åpne den første delen i PowerPoint.

9 Klikk på slutten av lysbildene, velger du "Sett inn" fra den øverste menylinjen og velg deretter "lysbilder fra fil." Bla etter filnavnet for den neste delen, og deretter klikker du på "Open" knappen. "Klikk på" Sett alle "-knappen.

10 Gjenta trinn 2 til lysbildene fra alle seksjoner er samlet i en PowerPoint-presentasjon. Velg "Lagre som", skriv inn ønsket filnavn og klikk på "Lagre" -knappen.

Hint

• Hvis noen av delene inneholder koblede bilder eller videoklipp, velger du «Pakk for CD" under "Lagre som" for å opprette en mappe som inneholder seksjonert PowerPoint-presentasjon og koblede filer.
• For ytterligere å redusere størrelsen på en PowerPoint-fil, eller for mapper som er opprettet gjennom funksjonen "Pakk for CD", komprimere filene ved å høyreklikke og velge "Send til" før du velger "Zip (Compressed) File".
• Før kompilering delene i en presentasjon, må du huske å utvide noen zippede filer for å få tilgang til dokumentene.