Hvordan utforme en elektronisk arkivsystem

Re-designe arkivsystem for kontoret eller bedriften kan vise seg å være en stor kostnadsbesparende aktivitet. Bortkastet tid å lete etter filer som ikke er fornuftig arkivert, eller ikke arkivert i det hele tatt på grunn av mangel på organisasjon, kunne være mer hensiktsmessig benyttes på annen selskapets virksomhet. Det er best når du oppretter et nytt system for å samarbeide med administratorer på konsernnivå, hvis du jobber for en stor bedrift, eller på et høyere nivå av regjeringen hvis du jobber for myndighetene. De kan allerede ha et system på plass som du kan ta i bruk, noe som gjør inter-organisatoriske kommunikasjon mer effektiv samt at du sparer tid, krefter og penger involvert i å starte fra scratch.

Bruksanvisning

1 Spørsmål ansatte som faktisk bruker systemet for å få tilgang til filer. Spør dem hvilke saker de har med seg, hvor nyttig det er og hvilke forbedringer de ønsker å se i et nytt system. Finn ut hvilke poster åpnes oftest og hvor lenge de må holdes når de ikke har vært brukt på en stund.

2 Design systemet ved hjelp av en funksjonsbasert tilnærming over ett basert rundt organisering av virksomheten. Utdanningssystemet rådgivningstjeneste JISC INFONET påpeker at de fleste kommersielle institusjoner utformer sine elektroniske arkivsystemer på denne måten. Nettstedet forklarer at organisasjonsstrukturer er gjenstand for hyppige endringer. For eksempel kan en personalavdelingen bli omdøpt til personalavdelingen og deretter et par år ned linjen, bli kjent som den ansatte velferdssenter. Ennå de funksjonelle aspekter har en tendens til å holde seg mer konstant. For eksempel vil den samme avdelingen håndtere lønn, ansattes kontrakter og disiplinære prosedyrer tross for den generelle navneendringer. Dette er grunnen til at statlige institusjoner så vel som kommersielle selskaper er i bevegelse mot å bruke funksjonelt-baserte arkivsystemer.

3 Ordne filene i systemet hierarkisk. Start med allmenne fag og arbeide ned til stadig bestemte emner innenfor de større fagene. Andre alternativer for å vurdere når liste filer er om å gjøre det av alfabetet, dato eller emne og hva den generelle søkeord indeksen vil se ut. Hvor ofte filer brukes kan påvirke hvorvidt du setter dem på dokumentet eller mappenivå.

4 Sett prosedyrer på plass for å bruke og vedlikeholde arkivsystem. Disse prosedyrene skal skrives ut, og alle bør vite hvordan du skal bruke systemet og enkelt referere instruksjonene. En hyppig oppdatert liste over alle filer som skal skrives ut. Systemet skal oppdateres jevnlig med nye poster legges så snart som mulig, og filer som ikke lenger trengs slettet fra systemet.

5 Standardisere måten alle bruker akronymer og forkortelser, samt hvordan de stave søkeord for effektiv bruk av arkivsystem.

Hint

• Som The National Archives og Records Administration forklarer, er det best å kysse når du oppretter en elektronisk arkivsystem (Hold det enkelt og greit). De sier det er best å ikke ha mer enn syv hierarkiske nivåer av elektroniske mapper, og mens det bør speile papir system til en viss grad, bør det ikke være så komplisert. Husk å lese gjennom systemet årlig når du er fornøyd med den nåværende satt opp.
• Som Lower Hudson Regional Information Center påpeker, elektroniske arkiver som e-post og andre e-dokumenter vedrørende offisielle virksomhet mottatt av offentlige etater er poster som kommer under Freedom of Information Law (folie), og som sådan, "er gjenstand for tilgang , personvern og arkivforvaltnings lover og forskrifter. "