Hvordan validere data i Excel

I de fleste Excel-regneark, kan data fritt angitt og endret uten restriksjoner. I enkelte tilfeller er det mer nyttig å tillate bare data som oppfyller dine krav legges inn. Du kan validere data i Excel ved ganske enkelt å begrense hva som settes inn i en celle ved en forhåndsbestemt liste eller kriterier.

Bruksanvisning

1 Vet hvilke typer data som du kan validere i et Excel-regneark. Tall, datoer og klokkeslett og lengde kan være begrenset til hele tall, eller de inkludert desimaler, være et minimum eller maksimumsbeløp eller innenfor et område.

2 Bruk en liste med verdier for cellen. Dette er nyttig når kategorisere elementer med en bestemt liste over data eller når cellen inneholder alltid ett valg som liten, middels eller stor.

3 Bestem om du vil at brukeren skal vise en melding når cellen er valgt før du dem legge inn data (input beskjed) eller når feil data er lagt inn (feilmelding.) Feilmeldinger kan bare gi informasjon om hva som bør være i cellen, en advarsel om at data ikke passer cellen eller en stoppmeldingen ikke slik at alle data som ikke er riktig å legges inn.

4 Sett opp og navnet på listen. Listen kan være i samme regneark eller i en annen. Når dataene er angitt, uthever alle relevante celler og klikk på "Sett inn" kommandoen. Velg "Name" og deretter "Definer". Skriv inn likhetstegnet og navnet på listen, for eksempel "= listname."

5 Velg en av cellene som du vil validere og velge "Data" kommandoen. Velg "Validering" og under "Innstillinger" velg passende beskrivelse for cellegrensene. Avhengig av valget, vil ekstra bokser vises som må fylles ut.

6 Klikk på "Format Painter" -ikonet på toppen av verktøylinjen og klikk på cellen du bare validert. Marker alle andre celler som har samme valideringskriteriene.