Hvordan virker Utskriftsfletting arbeid?

Oversikt

Datakildefilen

Datafilen for en utskriftsfletting kan opprettes i samme programvare som brukes til å skrive inn standardbrev, eller det kan komme fra andre programmer. Regneark, adressebøker og databaser er ofte brukt til å levere data for en utskriftsfletting. Datafilen må inneholde avgrenset data med felt atskilt med tabellceller, komma, faner eller andre unike figurer. En linjeskift signaliserer endene av en post. Hvis tekstbehandlingsprogram inkluderer fletting "wizard" for å veilede deg gjennom sammenslåingsprosessen, er formateringen av data gjøres under oppsettet, og du trenger ikke å gjøre det for hånd.

data Format

Data for fletting er formatert slik at feltene kan skilles fra hverandre, og hver post i data har samme antall felt, selv om noen av feltene er tomme. Data for fletting bestående av navn og adresser for et standardbrev vil se ut: Jane Doe, 123 First Street, New York, NY, 10019, Ms Doe [RETURN]. Informasjonen mellom komma er feltene, og strengen av feltene før avkastningen er en rekord. Datafeltene er også "heter". Slik at strengen "Jane Doe" er forskjellig fra "123 First Street." Dette gjøres med et hode posten inneholder i feltnavnene på første linje i datafilen: navn, adresse, by, stat, postnummer og hilsen.

Datafelter i flettedokumentet

På toppen av standardbrev, er en spesiell kommando koden inn for å fortelle datamaskinen navnet og plasseringen til filen som inneholder dataene som skal slås sammen med bokstaven, eller tekstbehandlingsprogrammet ber om plasseringen av filen under post fusjonere oppsett. Som nevnt i forrige avsnitt, hvert felt i datafilen har et navn. For at datamaskinen skal vite hvordan du plasserer dataene i form brev, er feltnavn "tags" satt inn på det stedet i brevet hvor de importerte dataene skal vises. Kodene vises i spesialbraketter for å skille dem fra teksten i brevet.

Kjør Merge

Utskriftsflettingen kommandoen ligger i menyen på tekstbehandlingsprogram. Når kommandoen er valgt, sjekker datamaskinen navnet på datakildefilen på toppen av standardbrev, finner den, leser rekke feltnavnene fra den første linjen, og deretter begynner å erstatte i dataene fra den første posten for hver av feltene navnene i brev. Når maskinen treffer slutten av en rekord, begynner det en ny form brev og bruker data fra den neste posten i kildefilen for å fylle den. Når slutten av kildefilen er nådd, stopper utskriftsfletting og en fil som inneholder alle de fusjonerte bokstavene vises på skjermen venter på å bli reddet. Hver bokstav er atskilt fra neste av et hardt sideskift. Du kan også flette direkte til en skriver, men hvis du omgå sammenslåing til skjermen til bevis resultatene, kan du ende opp opptrykk bokstavene hvis det er en feil i dataene.