Hvordan Zip-filer ved hjelp av Microsoft Office

Når du zip en fil, blir filen komprimeres til en fil som er mye mindre enn den opprinnelige. Zippede filer blir ofte brukt til å sende Microsoft Office-filer via e-post. For eksempel, hvis du har en stor PowerPoint-filen du ønsker å sende elektronisk, skape en zippet versjon og legge det ved en e-post i Outlook. Mottakeren vil da måtte pakke den ut før du åpner intakt dokumentet. Men den zippede filen vil ta opp mye mindre plass på harddisken, og vil være lettere å laste opp til e-post. Microsoft Office alene ikke vil zip-filer. Du må laste ned og installere en zip verktøy.

Bruksanvisning

1 Last ned en full versjon eller gratis prøveversjon av en zip verktøy, for eksempel WinZip eller StuffIt, hvis man ikke er forhåndsinstallert på datamaskinen (se "Ressurser" for link).

2 Finn en Microsoft Office-fil ved hjelp av Windows Utforsker, for eksempel et Word-dokument eller Excel-fil. Klikk "Start" og åpne "Dokumenter" for å finne et dokument.

3 Høyreklikk på en fil du ønsker å komprimere.

4 Klikk hurtigmenyen kommandoen som tilsvarer din zip verktøy, for eksempel "Legg til Zip File" eller "Legg til arkiv." Dette vil umiddelbart opprette zip-fil og lagre den på datamaskinen.

5 Åpne Microsoft Outlook hvis du vil sende en zip-fil til en vedlagt Outlook e-post. Skriv en ny melding, og klikk "Insert File" for å skape et vedlegg. Dobbeltklikk på zip-fil for å sette det inn. Hvis du ikke har opprettet en zip-fil ennå, velg filen du vil legge ved, og høyreklikk. Under zip verktøyet kommando, velg "Zip og e-post." Det vil skape en zip-fil og sett den inn i e-posten.