Instruksjoner for skanning og konvertering til Word-dokumenter

Multifunksjonsskrivere gir brukerne muligheten til å skanne dokumenter til digitalt arkiv eller konvertere. Konverterte filer kan bli ytterligere oversettes til Word-dokumenter gjennom optisk tegngjenkjenning (OCR) teknologi. Scanning enheter gir OCR-programvare som en del av enheten verktøyet pakken; andre programmer som Adobe Acrobat Professional og Microsoft Office Digital Imaging inkluderer tekstgjenkjenning funksjoner. For å optimalisere nøyaktigheten av tekst konvertering, bli kjent med den spesielle utstyr og programvare setup.

betraktninger

Dokumentsider er skannet som bilder og alle merkene er konvertert til tegn gjennom optisk tegngjenkjenning (OCR). Sørg for at dokumentene er skrevet ut på hvitt papir med få eller ingen unødvendige merker på arket og at sidene ikke inneholder vannmerker som kan forstyrre tekst konvertering. Tenk kopiering sidene inneholder et vannmerke å redusere intensiteten av bakgrunnsbildet. Juster hver side i henhold til skanneren guide (på glass) for å sikre vannrette linjer med tekst. Siden skanning og konverteringsprosessen krever vanligvis en kombinasjon av enheter og programmer, grundig lese instruksjonene for å forstå hvilken rolle hver del av utstyret (f.eks planskanner, skriver eller kopimaskin som er i nettverk eller er koblet til en datamaskin via USB-kabel).

skanning

Datamaskinen kobles til bildeenhet, enten direkte eller via et nettverk. Noen institusjoner som San Francisco State University og University of Otago bruke programvare som Adobe Acrobat Professional eller et verktøy som følger med enheten for å få tilgang til enhetskontroller for å skanne hver side (i stedet for å velge skannefunksjonen gjennom knappene på enheten). Acrobat Professional inneholder en inngang (enhet) innstilling som automatisk aktiverer skanning funksjon på enheten. Programvaren kan vise en forhåndsvisning før skanningen er fullført, og gir mulighet til å skanne flere sider av et dokument (som legger påfølgende bilder som sider). Etter endt skanning og importeringsprosessen, lagre dokumentet som en digital fil.

OCR-programvare

Avbildes filene konverteres gjennom skanneren verktøyet eller en bildeprogram som Microsoft Office Document Imaging med en OCR-funksjonen ( "Send tekst til Word" funksjon). Acrobat Professional inneholder en "Gjenkjenn tekst med OCR" muligheten til å automatisk starte OCR verktøyet under bildeprosessen. Lagre konverterte dokumentet som en tekstfil (TXT) eller velge Microsoft Word (.doc) filformat (hvis alternativet er tilgjengelig). Siden kvaliteten på hver side, skrift og bilder bestemme nøyaktigheten av OCR-teknologi, alltid korrekturlese det konverterte dokumentet mot de opprinnelige sidene for å rette feil og formatering.