Kalender regler i Outlook

Microsoft Outlook 2007 er en kraftig personlig information management verktøy som kan bidra til å organisere e-posten din. Som e-post blir vår primære form for kommunikasjon, kan hundrevis av innkommende meldinger være vanskelig å spore. Outlook tillater brukeren å lage "regler" for å sortere innkommende e-post basert på hvem som sendte den eller hva den e-posten inneholder. Denne artikkelen forutsetter at du har Outlook riktig konfigurert for å motta innkommende e-post.

Få orden

Ved hjelp av regler fungerer best hvis du har opprettet flere mapper for å hjelpe deg med å identifisere ulike typer e-post. Velg "Innboks". Høyreklikk på musen og velg "Ny mappe" fra menylisten. Ring din første mappen "business". Gjenta for å opprette ytterligere to mapper. Tittel mappene "Venner" og "familien". Nå kan du sortere innkommende e-post ved hjelp av regler funksjonen i Outlook.

Lag regler

Når du mottar ny e-post, Outlook plasserer disse meldingene i innboksen som standard. For eksempel, du nettopp mottatt en e-post fra din mor. Høyreklikk på den nye meldingen, og velg "Opprett regel." En dialogboks som lar deg spesifisere hvilke forhold du ønsker for den nye regelen. For denne regelen, sjekk den første boksen som starter med "From". Nå sjekk boksen nederst i dialogvinduet som sier "Flytt element til mappe:" og velg Family mappen du opprettet.

Nå når mamma sender deg en e-post, vil Outlook automatisk plassere den i din familie mappen. Du kan gjenta dette til å sortere e-post basert på forretningsmessige og vennekontakter. Merk at du også kan velge å sortere posten etter hva som kan inngå i faget. Du kan også ha Outlook spille av en lyd eller vise et varselvindu for å sørge for at utvalgte innkommende e-post få din oppmerksomhet.

Avanserte funksjoner

Gjør e-poster fra mamma en topp prioritet ved også å sjekke "Display i Nytt element Alert window" og "Spill en valgt lyd." Du kan deretter velge fra en rullegardinmeny av systemet lydfiler. Nå når din mor e-poster du vil e-posten viser et varselvindu og spille av en lyd.

Gjenta disse trinnene for andre e-post i innboksen. Basert på hvem posten kommer fra, kan du velge meldingen som skal plasseres i de riktige mappene du oppretter.

regler Ledelse

Du kan få så fancy som du ønsker og administrere reglene du har laget ved å velge "Verktøy" og "Regler og varsler" fra Outlook-menyen. Fra Regler og varsler dialogboksen, kan du endre eksisterende regler eller legge til nye, med utvidede muligheter for hvordan innkommende meldinger behandles.

Mål: en ryddig innboks

Bruken av reglene vil bidra til å forhindre innboksen fra å bli rotete med usortert e-post. Regler også hindre kritiske e-postmeldinger fra å bli mistet blant meldinger av mindre betydning.