Kan jeg lage en database i Excel?

Microsoft Excel, regnearkprogrammet tilbys med alle versjoner av Microsoft Office, kan også hjelpe brukerne lage databaser. Excel gjør denne oppgaven mulig ved å tilby funksjoner for å definere databasetabeller, fylle dem med rader av data, henting av data og endre det etter behov. Hvem som helst kan bruke disse operasjonene for å bygge og arbeide effektivt med databaser i Excel.

tabeller

En Excel databasetabell er et sett av kolonner, med de enkleste tabell har bare en kolonne. For eksempel kan en database som holder data om kunsthistorie har en tabell med biografisk informasjon om artister. Den artister tabellen kan inkludere kolonnene "Fornavn", "Etternavn" og "stil". For å sette opp en tabell som dette i Excel, vil du skrive feltene nettopp nevnte i tilstøtende celler.

data~~POS=TRUNC

Du kan legge inn data i Excel-databasen ved å skrive det direkte inn i regnearkceller. I eksempelet med kunstnere tabellen i kunsthistorie database, kan denne operasjonen innebærer å skrive "Pablo" i cellen under Fornavn-feltet, trykke "Tab" for å gå videre til neste celle, og deretter skrive "Picasso" i "Etternavn" feltet. Denne metoden for dataregistrering er utsatt for rettskrivning og andre feil, som for eksempel å skrive inn i feil celle og ødelegge at cellen data. For å unngå disse problemene, har Excel en rekke løsninger. En av dem innebærer å bruke lister over gyldige verdier der brukerne inn data kan velge. Du kan lage slike lister med Excel "Data Validation" -kommandoen, under "Data" -fanen.

Hente

Excel har kommandoer slik at du kan søke etter og hente tabellen poster, som er avgjørende for driften av en database. Du kan utføre disse operasjonene i Excel på flere måter. En av de vanligste er med "Filter" kommandoen. Bruk denne kommandoen ved å klikke med musen på en av cellene i en tabell, dra musen over tabellens andre celler, kjøre "Filter" kommando og spesifisere hvilke poster du vil vise. For kunsthistorie eksempel kan dette bety sjekker bare for de postene som har en "Style" verdien "kubisme". Denne handlingen vil hente bare informasjon om kunstverk med kubisme stil.

endre

Excel ikke bare lar deg legge inn nye data og hente eksisterende poster fra en database, det kan du også endre eksisterende poster. Den enkleste metodene for å oppnå dette kan du klikke inne i en celle og redigere innholdet. Som med å legge inn nye data, men modifisering av eksisterende data er utsatt for brukerfeil. Tilpassede skjemaer som viser et delsett av postene og tillater brukere å endre og oppdatere bare de postene er en måte å redusere dette problemet. En annen er å bruke Excel "Data validering" kommandoen, som hindrer brukere fra å legge inn data som ikke oppfyller bestemte kriterier.