Lønn Fradrag i Microsoft Access
En Access database fungerer som et utmerket redskap for lagring av ansattes poster, fra utleie datoer og hjemmeadresser til lønn og lønn fradrag informasjon. Hvis du planlegger å bruke en Access-database for lønnsberegninger, utforme tabeller først, fylle dem med nødvendig grunnleggende informasjon, og deretter bruke en rekke beregnet spørringer og rapporter for å beregne arbeidsgiveravgift og annen viktig informasjon.
Bygging av Table
Når du bygger bordet der arbeidstaker lønn databasen er basert på, må du angi feltene opp riktig. Du må feltene for fornavn og etternavn på hver arbeidstaker, samt et felt som lagrer hver arbeidstaker personnummer eller ansatt ID. Den årlige lønnen til arbeidstakeren går i et annet felt; at feltet skal være i valutaformatet. Du trenger ikke å opprette felt for lønnsfradragsbeløp, som du kan beregne disse beløpene basert på den informasjonen som finnes i tabellen.
beregnede spørringer
En av de tingene som gjør Microsoft Access en så effektiv database program er at ikke alle dataene må lagres permanent i tabellene. I stedet kan database designere lage en serie med beregnede felt innenfor spørringer. Disse beregnede felt gir data i sanntid, uten behov for å lagre ekstra felt i tabellen. For eksempel, hvis lønns informasjonen blir lagret i et felt som kalles "GrossPay," the database utvikler kan skape en spørring beregnet til å beregne Medicare skatt basert på den figuren. Det beregnede felt ville lese "MedicareTax: [GrossPay] * 1,45%," forutsatt at Medicare arbeidsgiveravgift er 1,45 prosent av grunnlønnen.
Reports
Når spørringen og dets beregnede felt er på plass, kan database designere lage en rapport som tillater brukere å få informasjon om de ansatte de ønsker å se. Databasen designer kan lage en rapport for hver avdeling, med denne rapporten filtrering for arbeidere i denne avdelingen basert på en kode i databasen tabellen. For eksempel kan rapporten brukes av en tekniske tjenester sjef filtreres for arbeidere med en kode for "TS". Når prosjektlederen kjører rapporten, en liste over arbeidere og lønn vises, komplett med beregninger for alle nødvendige arbeidsgiveravgift.
Real-Time Data
En av de viktigste aspektene av Microsoft Access er at brukerne kan få informasjon i sanntid når de klikker på en spørring eller rapport. Når brukere tilgang til disse databaseelementer, trekker programmet relevant informasjon direkte fra databasetabeller, og resultatene inkluderer oppdateringer andre brukere har nettopp gjort. Det gjør at ledere som arbeider på et budsjett, for eksempel å kjøre en rapport av alle i sin avdeling og se deres faktiske år-to-date lønn informasjon, sammen med de nødvendige lønn fradrag.