Metoder for sortering skannede dokumenter

Skanning programvare gir flere alternativer for sortering på tidspunktet for skanning, men filer kan også manipuleres etter skanning og sortert i mapper eller overføres til eksterne lagringsenheter. Vanlige sorteringsmuligheter inkluderer sortering etter dato, filnavn, filtype eller filplassering. Hvordan du planlegger å hente skannede dokumenter bestemmer hvordan de skal sorteres og lagres.

Dato

Standardinnstillingen for mange skannere skaper mapper etter dato; alle dokumenter som er skannet på en bestemt dato ende opp i en mappe merket for denne datoen. Dette er en praktisk metode ved skanning av kvitteringer, fakturaer eller andre dokumenter som vanligvis refereres til av sin date på tjenesten. Du kan gi disse dokumentene et annet filnavn eller bare nummerere dem etter dato.

Filnavn

Sortering etter filnavn krever inntasting av et filnavn på tidspunktet for skanning, men åpner for en beskrivelse av hva som skal skannes. For eksempel kan en skannet kvittering gis et filnavn som angir butikken eller tjenesten der det ble utstedt. Dette gjør identifisering av spesifikke kvitteringer eller dokumenter mulige uten å åpne filene. Sortering filer i mapper på et senere tidspunkt blir mye enklere når arkivert har spesifikke filnavn.

Filtype

På tidspunktet for skanning, kan du velge hvilken type bildefil til å opprette og sortere resultatene etter filtype. Filtypen angir filtypen; for eksempel, kan du opprette og sortere filer av .jpeg, .gif, eller .png typer. Ved å opprette mapper for de ulike filtyper og deretter velge forskjellige extensions på tidspunktet for skanning, er sortering automatisk. Ulike typer bildefiler har ulike egenskaper; for eksempel, kan du lagre skannede dokumenter med mange sider som Tagged Image File Format (TIFF) til å lagre dem som én fil med flere sider enn som flere filer.

Lokasjon

Skanning direkte på en ekstern enhet skiller umiddelbart skannede dokumenter fra andre på harddisken på datamaskinen. En egen ekstern enhet for spesielle dokumenter er en effektiv måte å sortere ut mer følsomme skanner som krever strengere sikkerhetstiltak eller langtidslagring. Det samme gjelder for ofte brukte skanner; skille disse på tidspunktet for skanning på bærbare og lett tilgjengelige enheter.