Microsoft Outlook Kontakter Tutorial

Microsoft Outlook hjelper deg å lage en fleksibel kontaktliste. Ikke bare kan du holde oversikt over dine viktig kontaktinformasjon, som telefoner og adresser, men du kan også inneholde opplysninger som webområder, kallenavn, viktige datoer og veiledere. Du kan også tilpasse måten du ser kontaktene dine ved å benytte kategorier og utsikt. Samlet sett bidrar Microsoft Outlook deg å holde oversikt over din kontaktinformasjon i en metode som passer best til dine behov.

Planlegging kontaktlisten

Tenke på hva du vil at kontaktlisten skal gjøre er et viktig første skritt. Spør deg selv noen spørsmål før du kommer i gang. Ønsker du listen til bare inneholde telefonnumre og e-post? Ønsker du å vise kontaktene etter kategori, som forretningsforbindelser versus personlige kontakter? Har du lyst til å holde mer detaljert informasjon om kontakter, for eksempel flere telefonnumre eller personlige nettsteder? Ved å ta et par minutter til å svare på disse grunnleggende spørsmålene, kan du spare deg fra bryet med å måtte gå tilbake og legge inn ønsket informasjon for hver person på et senere tidspunkt.

Opprette kontaktlisten

Når du vet nøyaktig hva du vil at kontaktene dine skal inneholde, lage dem i Outlook er enkelt. Bare klikk på kontakter på oppgavefeltet og klikk deretter den nye knappen. Derfra fyll inn ønsket informasjon. Detaljer-delen av kontakter gir deg plass til å legge inn ekstra informasjon, for eksempel jubileer og kallenavn. Avhengig av hvilken versjon av Microsoft Outlook du bruker, kan det hende du må klikke på fanen Detaljer øverst på skjermen, eller for Outlook 2007, må du klikke på Detaljer-knappen på kontakt båndet. Når du er ferdig med å fylle ut kontakt, lagre informasjonen. Gjenta disse trinnene for hver av kontaktene dine.

Tilpasse kontaktlisten

Outlook gir deg en rekke måter å tilpasse dine kontakter. Kategorier er en av de mest nyttige tilpasninger tilgjengelig. Kategorier tillate deg å kategorisere kontaktene dine etter farge, slik at du kan se hvem som er en personlig kontakt, som er en forretningskontakt, som er en veileder, etc. Sammen med kategorier, en annen flott funksjon er ulike syn. Du kan se etter fornavn, etternavn, firma, kategori, sted, i et visittkort format, og mange andre. Andre ting som du kan bruke til å lage dine kontakter møte dine behov inkludere journalføring samtaler automatisk, invitere kontakter til et møte med en knapp klikk, viser et kart over kontaktens plassering, og legge et bilde til kontakten.