MS Excel Secrets

Microsoft Excel er et komplekst regnearkprogram med utvidede funksjoner. Data legges inn i kolonner og rader, og så programmet kan bruke innebygde verktøy eller egendefinerte formler for å analysere og kartlegge data. Det er ofte flere metoder i Excel for å oppnå det samme resultat. Noen av Excel mest effektive funksjoner er ikke opplagt, og mange brukere kan gå år uten å vite disse hemmelighetene.

Format maler

Excel er et program der du formaterer de visuelle egenskapene til data er en felles oppgave. Dens verktøy for å endre farger og skrifttype, legge til kantlinjer rundt cellene, skygge bakgrunnen, forstørre tekst og bruke attributter som fet, kursiv og understreking, gjøre lesing regneark mer interessant og tydelig, tegning øyet lett til ulike kategorier og annen informasjon.

Format Verktøylinjen har funksjoner for å gjøre disse endringene. Ofte kan man bruke mange verktøy for å tilpasse bare en celle eller gruppe av celler. Hvis du legger til nye celler senere, i stedet for å gjenta den samme prosessen for identiske format-innstillingene, kan du bruke "Format Painter" -knappen for å kopiere et format og bruke det til en annen celle. Klikk på en celle som allerede er formatert som du ønsker. Klikk på "Format Painter." Deretter klikker du på en hvilken som helst annen celle. Disse tre klikk er alt som er nødvendig for å gjøre den nye cellen ser ut akkurat som den første.

Fyllhåndtaket

Kopiere og lime er en felles oppgave i Excel. Så er prosessen med å lage lister over informasjon, for eksempel en kolonne med en numerisk liste som teller fra "1" til "100" eller en liste over dagene i uken som går på flere måneder. Det kan ta lang tid å skrive alt dette manuelt, eller til og med å bruke en kopi-og-lim-teknikken for å få data inn i regnearket.

Den "fyllhåndtaket" er et nyttig lite verktøy som mange brukere ikke vet. Enhver valgt celle i Excel har en svart ramme rundt det. På nedre høyre hjørne av denne grensen er liten svart firkant --- fyllhåndtaket. Med bare én celle er valgt, klikk på dette håndtaket og dra den noen retning. Alle celler som inngår i musen bevegelse vil automatisk bli fylt ut med de samme instruksjonene som den opprinnelige cellen. Hvis du velger flere celler som inneholder et mønster, vil fyllhåndtaket fortsette og gjenta dette mønsteret inn i alle cellene over hvor du drar den.

For eksempel, hvis du har tre celler som sier "January 1," "April 1" og "1 July" for den første dagen av hvert kvartal velge disse cellene og drar fyllhåndtaket lengre ned på siden. Excel vil automatisk opprette andre date celler som kompletterer dette mønsteret, og legger til "October 1" og deretter starte på nytt med "January 1" for så langt som du har lyst til å dra. Mange år igjen av start-of-kvartalet datoer kan bli lagt i løpet av sekunder.

Sette inn rader

Det er mange måter i Excel til å sette inn flere rader. Mange brukere er ikke klar over at de kan sette inn flere rader med bare ett klikk.

Hvis du ønsker å sette inn 10 nye rader mellom rader 20 og 21, klikker du bare på rad nummer 21 og dra ned 10 rader til rad 30, så 10 rader er uthevet. Deretter høyreklikker du på noen av disse radnumrene og velg "Sett inn" kommandoen. Umiddelbart 10 nye rader er satt inn mellom de to rader. Det var en gang ror 21 er nå rad 31. Den samme teknikk kan anvendes for å sette inn flere kolonner.