Opprette en e-postliste ved hjelp av Excel
Holde orden på en e-postliste i et regnearkprogram som Microsoft Excel gjør det enklere å sortere og spordata, samt å skrive ut konvolutter, personlige brev og andre epostlisteelementer. Du kan eksportere Excel-regnearket som en XLS eller CSV å sende til en skriver eller de fleste online postliste tjenester, eller bruke funksjonen for utskriftsfletting innebygd i Microsoft Word til å skrive ut direkte fra Excel-regneark.
Bestem på Format
Avgjør om du vil bruke epostliste data for formål utover å skrive ut adresseetiketter. Denne avgjørelsen kan påvirke hvordan du strukturerer regnearket. For eksempel, hvis du ønsker å skrive ut personlig brev adressert til hver persons fornavn, for eksempel "Kjære Nicholas," da blir du nødt til å lagre hver persons navn i to separate kolonner: fornavn og etternavn.
Lag en mailingliste mal
I den første raden i hver kolonne, skriver en overskrift som beskriver adresse komponent som kolonnen vil inneholde. Vanlige komponenter inkluderer fornavn, etternavn, adresse (linje en), adresse (linje to), by, stat, postnummer og land. List en komponent på toppen av hver kolonne. Skriv inn din e-postliste data i Excel-mal du nettopp opprettet. Skriv inn en ny kontakt på hver ny rad.
Split fulle navn inn fornavn og etternavn
Hvis den opprinnelige e-postliste data kun inneholder ett navn kolonne, for eksempel "Fullt navn", men du trenger denne informasjonen spredt over "fornavn" og "etternavn" kolonner, kan du bruke "Konverter tekst til kolonner" wizard. Marker hele kolonnen med fullt navn ved å klikke på bokstaven øverst i denne kolonnen, for eksempel "A." Klikk på "Data" og velg "Tekst til kolonner." Følg instruksjonene i veiviseren. Gi nytt navn overskriftene av den resulterende to kolonner "Fornavn" og "Etternavn".
Eksporter en CSV
Noen mailingliste programmer og selskaper ber om adresselister i en CSV (kommaseparerte verdier) format. Lagre Excel-regneark som CSV ved å velge "Lagre som" fra Office-knappen menyen (eller fra "Fil" -menyen i Excel 2003 eller tidligere). Velg "Kommadelte verdier (CSV)" fra rullegardinmenyen "Lagre som type" og klikk "Lagre".
Bruk utskriftsfletting i Microsoft Word
Opprett et nytt Microsoft Word-dokument eller åpne eksisterende konvolutt eller brev der du vil sette inn adresseinformasjon fra Excel. Velg "masseutsendelser" og klikk "Start utskriftsfletting." Velg "Step by Step veiviseren for utskriftsfletting." Klikk på "Velg mottakere" -knappen og velg "Bruk eksisterende liste." Dobbeltklikk på Excel-regneark du opprettet tidligere. Følg instruksjonene i veiviseren for å sette inn og formatere hvert felt fra Excel-mal i Word-dokumentet for utskriftsfletting.