Outlook 2007 Avansert søk Tutorial

Innboksen er oppsvulmet med hundrevis av meldinger. Du må finne den velkjente "nåla i høystakken" og finn bare en bestemt e-post. Bruke Outlook nyere "Instant Search" funksjonen er stor, men du har fortsatt mange meldinger som samsvarte med opprinnelige søket. Ved hjelp av den avanserte søkefunksjonen i Outlook 2007, kan du spesifisere nøyaktig hva du er ute etter å begrense søkeresultatene. Enda bedre, kan du søke etter relaterte notater, møter og kontakter, og lagre disse resultatene for fremtidig bruk.

Finne Avansert søk

Outlook 2003 plasserte Avansert søk-knappen til høyre på menylinjen. Med den nye Outlook 2007 Instant Search-funksjonen, er Advanced Find begravet i Instant Search undermeny. Du finner den ved å gå til "Verktøy" og deretter "Instant Search" og deretter "Avansert søk" i menyen. Når du åpner dialogboksen, vil du finne de samme funksjonene du har blitt vant til i Outlook 2003. Hvis du ikke bruker denne funksjonen i tidligere versjoner, vel vitende om den eksisterer kan hjelpe deg å gjøre mer kompliserte spørsmål å finne en bestemt e-post eller en rekke relaterte Outlook elementer. Du får tilgang til Avansert Finn raskt ved hjelp av hurtigtasten: Shift + Ctrl + F.

Fordeler

En fordel ved å bruke Advanced Finn er at den søker alle Outlook-elementer som standard. Instant Search vil bare søkeelementer som vises. Med andre ord, hvis du er i Outlook e-post, kan du bare søke epost. Hvis du er i Kontakter, kan du bare søke etter kontakter. Avansert søk vil søke i alle Outlook-elementer, slik at du raskt kan trekke sammen kontakter, notater, avtaler og e-poster som omgir en bestemt spørring. Den "Se etter" rullegardinmenyen kan du velge "Enhver type Outlook-element." Som standard er "Se etter" valget vil bli satt til Outlook området du var i da du startet Avansert søk. Som med Instant Search, når du velger forskjellige områder av Outlook, søkealternativene endres tilsvarende.

Virkelig avansert søk

Selv innenfor Avansert søk-dialogboksen du har en "Avansert" fanen som lar deg søke noen bestemt felt i Outlook databasen. Du kan lage komplekse søk ved å legge disse forholdene til en liste over søkekriterier. Så, hvis du ønsker å finne en kontakt som har en bestemt kallenavn ikke inkludert i deres viktigste kontakt profil, eller din bedrift bruker egendefinerte felt, kan du bruke Avansert søk for å finne elementer med spesifikk informasjon i disse feltene.

Lagrer søk

Kanskje den største enkelt nytte av å bruke Advanced Finn er evnen til å ikke bare spare søket, men lagre søkeresultatene til en bestemt mappe. Hvis du regelmessig trenger en bestemt type avansert søk, minner om at søket er like enkelt som å lagre det, bare velg "File" og deretter "Open" fra menyen. Lagrer søkeresultatene til en mappe gir deg muligheten til å jobbe med funnet elementene uten å måtte re-lansering Avansert søk.