Outlook-kontakt Copy Informasjon

Outlook-kontakt Copy Informasjon


Microsoft Outlook er en av de mest allsidige stykker av organisatoriske programvare som brukes i næringslivet i dag. Av de ulike komponentene som er tilgjengelig i Outlook, er en av de mektigste kontaktlisten. Du har muligheten til å lagre viktig informasjon om alle kontaktene dine som sitt fulle navn, fødselsdato, hjem og arbeid adresser, telefonnumre, e-postadresser og til og med en persons ektefellens navn og fødselsdato. Du har også muligheten til å beskytte og ta vare på denne informasjonen for oppbevaring eller overføring til en annen maskin.

Funksjon

Microsoft Outlook er utstyrt med import- og eksportfunksjoner som tillater deg å spare hele kontaktlisten til en enkelt fil, som deretter kan arkiveres for lagring eller lastes opp til en annen datamaskin. Funksjonen til import / eksport funksjon er å sikre at ingen av dine viktige data blir mistet på grunn av feil på datamaskinen, og også for å tillate deg å permanent beholde kontaktinformasjon for dine venner, familie, kunder og forretningsforbindelser.

typer

Kontaktlisten i Outlook kan være helt tilrettelagt for å passe dine behov og mål, og dette er lettest oppnås gjennom bruk av tilpassede kategorier. Din evne til å kopiere og overføre kontaktlisten er faktisk forbedret gjennom bruk av disse kategoriene; det er relativt enkelt å kopiere bare en bestemt kontaktkategori, snarere enn hele listen, slik at du kan lage individuelle kontakt filer fylt bare med for eksempel kunder, forretningsforbindelser, venner eller familie.

Størrelse

Outlook eksport kontakt filer vil variere i størrelse avhengig av flere faktorer. Høyere antall kontakter som er valgt for inkludering i eksporten vil resultere i en større filstørrelse. I tillegg vil kontakt filer med mer informasjon, for eksempel flere telefonnumre og e-postadresser, bilder, notater og fødselsdatoer være større enn de med bare et navn og ett telefonnummer.

fordeler

Den største fordelen for å kopiere Outlook-kontakter er beskyttelse av informasjonen. Når en kontaktliste blir eksportert og lagret i et eget sted, er potensialet for katastrofale tap av informasjon eliminert fordi at listen kan alltid lastes opp på nytt. Du kan også dra nytte av muligheten til å kopiere slike kontaktlister på mer enn én maskin og dele denne informasjonen med andre mennesker.

Advarsel

Kopien og eksport prosessen krever ikke at sikkerhetstiltak iverksettes for å ytterligere beskytte din kontaktliste. Men det er alltid en god idé å dra nytte av passord og krypteringsfunksjoner. Mot slutten av trinnene som kreves for å starte etableringen av et duplikat kontaktlisten, blir du bedt om å oppgi et passord som vil begrense en annen persons evne til å vise kontaktene som finnes i listen. Med alltid tilstedeværende fare for informasjonstyveri, må du sørge for at personvernet til kontaktene dine er intakt og beskyttet.