Outlook Omadresser Vs. Framover

I noen tilfeller - for eksempel når du er borte fra kontoret, men trenger å sjekke e-post, eller når du sjonglerer flere e-postkontoer - Microsoft Outlook bruker et sett med kommandoer som kalles regler for å videresende eller omdirigere innkommende meldinger automatisk. Videresending av post og omdirigering kan også brukes på enkeltmeldinger uten å lage en regel.

regler

Outlook bruker programkommandoer, kjent som regler eller filtre, for å administrere e-post, organisere meldinger og opphold på oppgaven. Den Regler og varsler Wizard innebygde gjør det mulig å spesifisere betingelsene som Outlook vil automatisk utføre en eller flere handlinger eller oppgaver. Populære reglene omfatter flytte meldinger fra en bestemt person i en bestemt mappe, flaggemeldinger fra en bestemt avsender for oppfølging og sende en mobil varsling ved mottak av en e-post som inneholder visse ord. Blant de brukeropprettede regler er kommandoer for å automatisk videresende og omdirigere innkommende meldinger.

Spedisjon

Når e-posten er videresendt, en "FW:" vises på begynnelsen av emnefeltet, og som standard, inneholder selve e-posten den opprinnelige meldingen og meldings historie detaljer. Den opprinnelige meldingen forblir i innboksen eller dens utpekte mappe. Opprett en regel for å automatisk videresende meldinger fra eller til en bestemt konto dersom enkelte opplysninger er jevnlig deles med kolleger eller andre parter, og du ønsker å gjøre det kjent at du er en del av meldingen historie. For eksempel kan en assistent som har ansvaret for å koordinere ukentlige lunsjmøter satt en regel for å videresende e-post fra selskapet caterer som inneholder ordet "faktura" til regnskapsavdelingen.

omdirigere

En melding er ofte omdirigert når den er mottatt i feil. Den største forskjellen mellom videresending og omdirigering er at mens videresending automatisk gjør endringer i e-posten og inkluderer detaljer om meldingen historie, omdirigering diskret sender e-post til den tiltenkte partiet i sin opprinnelig skrevet tilstand, slik at det ser ut som om den ble mottatt direkte fra den opprinnelige avsenderen. Dette er en nyttig funksjon hvis den tiltenkte partiet ikke trenger å vite at du har mottatt e-posten. For postene, omdirigering later også en kopi av meldingen i innboksen eller i den angitte mappen. Sett en regel for å omdirigere post automatisk hvis du regelmessig trenger å omdirigere meldinger til andre parter. For eksempel kan en college-eksamen, som fortsatt mottar meldinger som er sendt til hans skolens e-postkonto satt en regel for å omdirigere post automatisk til en ny e-postadresse.

betraktninger

Noen ganger avsendere bruker Information Rights Management, en Microsoft alternativ som plasserer tillatelser på e-postmeldinger, holde mottakere fra videresending, omdirigere eller dele budskapet på andre måter. Det er beste praksis i disse tilfellene å varsle avsenderen at du ikke er den tiltenkte mottakeren, i tilfelle du mottok e-posten. Avsenderen kan fjerne eller endre tillatelser, eller de kan sende meldingen selv. Også for de videresender en melding, særlig om e-posten inneholder sensitive data, rerouting post til en adresse utenfor bedriftens nettverk kan være i strid interne retningslinjer og personvernlover.