Personlig e blasts Bruke Outlook

Microsoft Outlook, Microsoft Office Suite-post klient, og tilbyr en rekke måter å spare brukere tid med sin e-etableringen og sende verktøy. En måte å spare tid på rutine er å skape e blasts, sende lignende eller identiske e-post til en stor gruppe mennesker, men fortsatt å legge til en personlig touch, slik at de ikke føler at de mottar spam. Bruke Outlook til å skrive e blasts lar deg dra nytte av de samme menyer, faner og knapper kjent fra andre Office-suite produkter som Word, noe som gjør tilpasse e blasts enklere.

Beskrivelse

En e-post blast er en enkelt e-post som går til mer enn én mottaker - som regel mange. Eksplosjonen kan være arbeidsrelatert, for eksempel en om en kommende salg eller trening, eller en invitasjon til en personlig hendelse eller fest. E blasts behøver ikke anses beslektet med kjedebrev eller spam; de bare lagre avsenderen tid og krefter på å gjenskape den samme e-posten og unngå potensielle fallgruver skrivefeil. Forskjellen mellom vanlige e blasts - ofte plukket opp som spam - og personlige de er som en personlig blast har minst en nugget av informasjon som direkte er relatert til mottakeren. Bruk av personens navn, for eksempel, i stedet for "Dear Sir," tilpasning brevet.

Prosess

Opprette en e-post blast Outlook faktisk innebærer Outlook og en av de andre Microsoft Office-pakken partnere, Word. Prosessen starter når du åpner Outlook og klikk på "Kontakter" i nedre venstre hjørne av skjermen. Trykk og hold "Ctrl" -tasten og klikk én gang på hver kontakt for å inkludere den i eksplosjonen. Fortsatt i Outlook, klikker du på "Utskriftsfletting" -knappen på båndet på toppen av skjermen. Klikk på "Only valgte kontakter" -knappen. Hvis "Dokument type" menyen ikke vises "standardbrev," velge det. Velg "E-post" fra "Slå sammen til" -vinduet. Når "Message emnefeltet" tekstboksen åpnes, skriver inn i det, for eksempel "Bli med oss ​​for en ferie fest!" Klikk på "OK" -knappen, og Microsoft Word åpner et nytt vindu, med "masseutsendelser" -kategorien allerede aktivert. Klikk på "Hilsen Line" -knappen. Gjør eventuelle endringer i hilsenen som ønsket, og merk den første kontakten vises i midten av vinduet. Når du klikker "OK," Word viser bare et skjemafelt. Skriv inn e-blast del av meldingen. Klikk på "Finish & amp; Merge "knappen på verktøylinjen. Klikk på "Send e-postmeldinger." Se gjennom "Slå sammen til E-Mail" vinduet alternativer, og klikk på "OK" -knappen. Lukk Word. Sjekk Outlook utboksen eller Sendte elementer for å vise e-blast underveis.

extras

Mens de fleste e-post i Outlook og andre e-postklienter er bare tekst i selve meldingen, kombinasjonen av Word og Outlook tilbyr en rekke måter å tilpasse missive å muligens fange opp flere av lesernes interesse. Bruk "Sett inn" -kategorien og "Clip Art" knappen på toppen av Ordet skjermen for å sette inn et bilde, logo eller graf. Hvis du har en lagret elektronisk signatur grafisk fil, legge den i tillegg eller tilpasse signaturen for anledningen, som slutter med de beste ønsker for en kommende ferie før ditt navn og kontaktinformasjon. Andre måter å tilpasse Outlook blast er å formatere meldingen. Endre tekst eller bakgrunnsfarger gjennom Words "Home" -kategorien og "Skrift" delen av båndet for å matche bedriftens standarder. Husk at Outlook-meldinger som sendes til e-postklienter som ikke Outlook vil sannsynligvis ikke beholde formateringen og vil bare vises i vanlig svart tekst på mottakernes skjermer.

betraktninger

Mange datavirus beskyttelse programmer er satt opp til å automatisk viderekoble e blasts til en useriøs eller spam-mappen, bare på grunn av antagelsen om at spammere sende meldinger til store grupper av mennesker på en gang, håper på en hit. Selv om din personlige e-blast kan ha legitime informasjon, kan det tilfeldigvis ende opp med å ikke noen gang blitt sett av mottakerne. Selv etter at du har fullført utskriftsflettingsprosessen, er det en sjanse meldingen kan overføres til en spam-mappen.