Problemer med en PST-fil

Microsofts e-postprogram, Outlook, har en rekke andre produktiviteten ledelse har brukerne dra nytte av. Outlook lagrer alle data Outlook prosesser i Personal Storage tabell (PST) filer. Disse filene kan skape problemer med redundans og dataintegritet. Disse problemene blir forstørret på nivået av bedriftens systemer som kjører hele virksomheter.

Lagring

Fordi Outlook PST-filer lagrer alle data som en PC-brukere har tilgang til eller forvalter gjennom Outlook, kan disse filene begynne å lagre duplikater eller enda flere kopier av samme dokument i seg selv. I tilfelle av backup, vil oppsvulmet filen deretter tar opp dobbelt så mye minne som før. I en bedrift setting, vil dette legge opp hvis mange ansatte bruker Outlook til å håndtere mange av sine dokumenter.

Lokal Disk Storage

Outlook PST-filer er lagret lokalt på en datamaskin i seg selv og ikke på selskapets server. Dette kan skape problemer for IT-avdelingen. Mens de har full tilgang til filer på selskapets servere, tilgang til filer på en persons datamaskin er mer tidkrevende. Dette forstyrrer IT-avdelingens evne til å forvalte selskapet filer på en effektiv måte. Gransker innholdet i en brukers lokale stasjonen betyr innlogging på maskinen eksternt for å bla gjennom filene. For store bedrifter med mange ansatte, kan dette være utrolig tidkrevende.

Dokumentdiscovery

Mangelen på IT tilgang til bedriftens filer kan bli spesielt problematisk i tilfeller når selskapet blir involvert i juridiske saker. Den andre parten har rett til å be om visse dokumenter gjennom oppdagelse, og med alle filene på en sentral server IT-avdelingen kan raskt finne og hente disse dokumentene. Men, vil disse juridiske mandater også dekke selskapets relaterte dokumenter i PST-filen på enkelte brukers datamaskiner. For å unngå alvorlige juridiske problemer, administratorer må gjøre ansatte ta seg fri fra arbeidet for å søke gjennom sine egne filer.

data Korrupsjon

Ifølge sikkerhetsselskapet Symantec, PST-filer er svært utsatt for ødeleggelse av data når de nærmer seg sin maksimale størrelse på to gigabyte. Tapet av to gigabyte med data som ikke er sikkerhetskopiert på et selskap server kunne representere en alvorlig satt tilbake for den ansatte, og hvis en spesielt viktig dokument er tapt, selskapet. Dette kan også føre til mange timer med bortkastet tid for IT-avdelingen å prøve å reparere skadede PST-filer.