Quickbooks & Import

Quickbooks importerer data fra andre Quickbooks filer og andre regnskapsmessige og regnearkprogrammer ved hjelp av Intuit Interchange Format, en tekstfil som slutter med utvidelsen .iif. Importere data fra andre Quickbooks kontoer er ganske lett siden programmet håndterer formatering. Intuit advarer imidlertid at det å skape IIF filer ved å tilpasse data fra et annet regneark eller regnskapsprogrammer er "teknisk komplisert." Selskapet antyder at med mindre du har mye data som skal importeres, kan det være raskere og enklere å skrive inn data direkte inn i Quickbooks.

Hva du kan importere

Du kan bruke en IIF filen du vil importere oppføringer til Quickbooks lister, inkludert kontoplan, elementer som brukes i transaksjoner, leverandører, kunder og budsjetter. Du kan også importere transaksjoner som sjekker, innskudd, fakturaer, leverandør regninger, kontantsalg, estimater og generelle loggoppføringer.

begrensninger

Importerte IFF-filer ikke opprette transaksjons lenker. Hvis en betaling fra en kunde er inkludert i importen, må du manuelt søke betalingen til en åpen faktura. Hvis du bruker Quickbooks med en flerbrukerlisens, må du være i enkeltbrukermodus for å importere eller eksportere data og må logge inn som administrator. Du kan ikke importere eller eksportere lønnsdata.

IIF topper

Du forberede data for overføring i et regnearkprogram, men lagre programmet som en tekstfil. Leses lett av Quickbooks, endre filtypen i filnavnet til .iif. Forlengelses tips off Quickbooks at filen inneholder data som skal overføres, men hva gjør filen arbeidet er overskriftene. Overskriftene definere bestemte felt i selskapet fil. Filen overskrifter er satt på rad med det første søkeordet i raden begynner med et utropstegn. En rad som begynner med "! TRNS" identifiserer en transaksjon til import. Quickbooks inneholder en liste over overskrifter for å overføre data på riktig måte. Skrivemåten for hver av disse overskriftene mye være nøyaktig for å overføre data vellykket. Quickbooks gir en nedlastbar IIF import kit som inneholder en import manual, en liste over kolonneoverskriftene for å importere data og smake IIF filer. Prøvene viser at formateringen som kreves for å skape en lesbar IIF fil.

Backup før importe

Sikkerhetskopier bedriftens data før du importerer en IIF-fil. Hvis filen importen med feil, kan du alltid gjenopprette sikkerhetskopien. Praksis er alltid i orden når først å opprette og importere IIF filer. Bruk en Quickbooks fiktivt firma filen du vil importere en IIF-fil for å se om dataene filoverføringer korrekt.