Redusere en Doc filstørrelse

Mange e-postsystemer tillater ikke vedlegg på mer enn 3 til 5 megabyte. Hvis et Word-dokument er større enn det som er tillatt av e-postsystemet, da det ikke vil bli overført. I et slikt tilfelle er det nødvendig å redusere størrelsen på dokumentfilen. Redusere størrelsen på en veldig stor Word-fil kan også gjøre utskriften mer effektiv og mindre kostnadskrevende. Bruk en av flere metoder for å redusere størrelsen på en Word-fil uten å fjerne eller redigere innholdet.

Link Bord & Bilder

Embedded bilder og tabeller øke størrelsen på Word-dokumenter mer enn noen annen faktor. Heldigvis lar Word brukeren å knytte dokumentet til en ekstern fil, for eksempel en bildefil eller en Excel-fil. Når et Word-dokument åpnes, henter den koblede filen og plasserer innholdet på ønsket sted. Når Word-filen er lukket, er koblingen brutt. På denne måten, er bildet eller tabellen ikke en permanent del av Word-fil, og dermed vesentlig redusere filstørrelsen. Ulempen til denne strategien er at Word-filen må være i stand til å få tilgang til ekstern fil. Hvis Word-dokumentet åpnes på en datamaskin som ikke har tilgang til ekstern fil, vil det ikke være noe bilde eller tabell i dokumentet.

bruk JPG

Hvis det er nødvendig å legge inn bilder i en fil, kan du bruke JPG bildeformatet i stedet for BMP bildeformat. En BMP filen vil være minst tre ganger så stort som det samme bilde i en JPG-format. Mange online grafikk redaktører og seere kan enkelt konvertere bilder fra ett format til et annet.

Reduser antall bilder

Hvis alle bildene i Word-dokumentet er i JPG-format og filen er fortsatt for stor, vurdere å fjerne bilder som ikke er nødvendige til dokumentet. For eksempel, hvis det samme bildet vises i to separate deler av dokumentet, må du fjerne den andre utseendet på bildet og bare henvise leseren til det første bildet. Også vurdere å fjerne bilder som er underholdende eller dekorative, men ikke avgjørende eller informativ.

Del inn i to dokumenter

En lang Word-dokument kan deles inn i to eller flere mindre dokumenter. Hvis dokumentet har flere deler eller kapitler, vurdere å gjøre hver seksjon en egen fil.