Riktig Format for avtrykk

Kontaktinformasjon er en vanlig type data som må vises og manipuleres i både lesbar og datamaskinlesbar form. Det finnes ulike metoder for formatering kontaktinformasjon, avhengig av hvordan det skal brukes. Du kan bare trenger en type kontakt format, men hvis du jobber med adresser og telefonnumre ofte, er det bedre å vite de andre måtene de kan være formatert.

Standard tekstformatering

I USA, er kontakter vanligvis skrives slik i forretningsbrev og andre dokumenter:

Æres Fornavn Mellomnavn Lastname
Adresse 1
Adresse 2
City, State ZIP Land
Telefon, formatert (NNN) nnn-nnnn
E-post adresse

Det er nyttig å holde seg til dette formatet av to grunner: For det første, det er forventet av menneskelige lesere, og vil tillate dem å plukke ut den informasjonen de trenger raskt. For det andre kan dataprogrammer og skannere ofte gjenkjenne denne formateringen, og automatisk analysere denne informasjonen i en adressebok eller database-programvare.

Internasjonale kontakter vil variere, så adressering formater varierer fra land til land. Internasjonale telefonnumre ha et standardisert format: American telefonnummer (202) 555-1212 skrives internasjonalt som en 202 555 1212. "1" er landskoden for USA og Canada. Internasjonale tall vil starte med en annen landskode, og kan ha forskjellig numerisk gruppering og lengde etterpå.

Hvis du tar med oppdatert informasjon i kontaktene dine, må du være svært forsiktig med abbreviating internasjonale datoer. Amerikanerne forkorte datoer måned / dag / år, slik som 7/4/1776 for 4. juli 1776. europeere forkorte dag / måned / år, og ville lese den datoen som 7. april 1776. Når du er i tvil, stave ut måneden amerikansk stil (04.07.1776) eller europeisk stil (04.07.1776) for å unngå forvirring.

vCard Formatering

VCard er en felles standard som brukes til å flytte kontaktinformasjon mellom adressebok programmer. En vCard-fil har filtypen ".vcf", og kan inneholde ett eller flere kontaktoppføringer. Du kan finne ut om din adressebok programvare støtter lagring til vCard-format ved å sjekke alternativene som tilbys under "Lagre som" eller "Export" i filmenyen; noen programvare vil også opprette et vCard hvis du drar en kontakt ut av programvaren og på skrivebordet. Hvis du mottar en vCard, dobbeltklikker du på den for å se om programvaren kan automatisk gjenkjenne og importere den; vekselvis, se etter en "Import" i Fil-menyen.

Tab og Komma avgrense

Hvis kontaktinformasjonen er beregnet for import til et regneark eller database program, eksportere det som tabulatordelt eller kommaseparert verdier. (Komma avgrensende kalles også "CSV", for kommadelte verdier Tabulatordelte filer har et enkelt tegn fane mellom felt; kommaseparert filer omgir hvert felt med anførselstegn, med komma mellom hver oppføring (ie. "George" "Washington", "1600 Pennsylvania Avenue"). Begge bruker et linjeskift eller avsnittsmerket for å angi slutten av en rekord og starten av neste.