Sette opp brukere i Quickbooks

Det er administrator som må sette opp hver bruker på en Quickbooks selskap filer. Holde brukerne separere skal hjelpe til med å bestemme hvilke bruker inn eller slettet som transaksjon. Det er viktig å undersøke mulige ulovlige oppføringer. Det er et par fakta å huske på å opprette brukere. Først, hvis noen av brukerne kommer til å være i drift i programvaren samtidig, trenger du en separat lisens for hver enkelt. For det andre kan du ha så mange forskjellige brukerprofiler som du trenger så lenge de står på programmet til forskjellige tider.

Bruksanvisning

1 Klikk på "Selskapet" -knappen i menylinjen øverst på startskjermen Quickbooks. Bla ned til "sette opp brukere" -knappen, og klikk på den. For å legge til en ny bruker, klikk på "Legg til bruker" -knappen. Skriv inn brukernavnet i "Name" -boksen, og da har brukeren opprette et passord og skriv det i begge "passord" bokser. Klikk på "OK", og brukeren vil bli lagt til.

2 Klikk på "Rediger bruker" -knappen. Det er her at du vil være i stand til å begrense hver brukers evne til å få tilgang til deler av Quickbooks. Den første tilgang Skjermen har tre alternativer. Hvis brukeren skal få lov til å få tilgang til alle områder, velger den knappen på toppen og klikk "Next".

Hvis brukerens tilgang bør begrenses i henhold til hennes stillingsbeskrivelse, velge det andre alternativet merket "utvalgte områder av Quickbooks" og klikk "Next".

3 Velg tilgangsalternativene. Det er ti skjermer, som hver begrenser eller tillater en bestemt brukers tilgang til dette området. Det er tre alternativer for hvert område, inkludert "Ingen tilgang", "Full Access" og "Selective taster". Det første vinduet er for salg og kundefordringer. En selger må være i stand til å lage fakturaer, salg kvitteringer og salgsordrer for kundene. Noen ansatt for å jobbe på lageret strømpe inventar vil ikke. Valgte "Selective Tilgang" og bestemme om brukeren skal kunne både lage og skrive ut transaksjoner. Det er også mulighet for å gi brukeren tilgang til å se den komplette kunde kredittkortopplysninger.

4 Velg brukertilgang for Innkjøp og leverandørgjeld. En selger vil som regel ikke være ansvarlig for å bestille inventar eller betale regninger og dermed ville ikke ha tilgang til dette området. En lagersjef, på den annen side, kan ha for å være i stand til. Klikk på "Neste" -knappen.

5 Velg brukertilgang for bankvirksomhet. Vanligvis dette bør være reservert for administrator eller Management. Klikk på "Ingen tilgang" -knappen og deretter "Next".

6 Klikk på den aktuelle knappen for å få tilgang til inventar funksjoner. Lagring som får ansatte skal kunne gå inn bestillinger, motta varer, justere inventar og kjøre rapporter. Klikk "Next".

7 Klikk "Ingen tilgang" for Time Tracking. Dette er en funksjon som skal reserveres for ledelse eller eiere. Klikk "Next".

8 Klikk "Ingen tilgang" med mindre denne brukeren er ansvarlig for å legge inn lønn eller ansattes data. Hvis hun er, kan du velge "Selective Tilgang" og bare tillate henne å skape en transaksjon, som en lønnsslipp, uten evne til å skrive ut den lønna. Klikk "Next".

9 Klikk på "Ingen tilgang" alternativet for de neste to områdene. Dette er "Sensitive regnskapsmessig tjenesteyting" og "Sensitive Financial Reporting", som tillater brukeren å lage generelle posteringer eller overføre penger mellom kontoer. Disse funksjonene er for ledelsen eller eierne. Klikk "Next".

10 Klikk på "Nei" i denne niende området, "endre eller slette transaksjoner" vinduet. Husk at revisjonsspor vil holde oversikt over eventuelle endrede eller slettede transaksjoner, så det kan tenkes at dette alternativet kan tillates. Klikk "No" for det andre spørsmålet om å endre eller slette transaksjoner registrert før fristen. Endring av disse transaksjonene kan ha negative skattemessige konsekvenser som måtte sende endrede avkastning for hver endring. Klikk "Next".

11 Klikk på "Finish" -knappen etter gjennomgang av brukertilgang bordet i midten av vinduet. Du har nå satt opp brukerkontoen og den er klar til å nås.