Slik arkiverer PDF-filer

Slik arkiverer PDF-filer


Fordi elektroniske filformater endre seg så raskt og filformater kan kun åpnes av visse programmer, har det vært en motvilje mot å stole på proprietære programmer til å arkivere elektroniske dokumenter. Selv om PDF-formatet ble oppfunnet av Adobe, spesifikasjonene for lesing og redigering av et PDF-dokument er tilgjengelig for tredjeparts utviklere og brukere trenger ikke å stole på Adobe for å åpne dokumentene. Av denne grunn har arkivarer begynt å stole på PDF / A-fil format for arkivering elektronisk arkiv.

Bruksanvisning

1 Forstå forskjellen mellom en vanlig PDF og PDF / A. Ifølge International Organization for Standardization, er PDF / A et filformat basert på PDF, som "gir en mekanisme for å representere elektroniske dokumenter på en måte som bevarer sitt utseende over tid, uavhengig av de verktøy og systemer som brukes til å opprette, lagre eller gjengi filene. " En PDF / A-fil er en permanent PDF-fil som er formatert slik at den kan hentes i samme form over en lengre periode.

2 Åpne PDF-dokumentet du vil arkivere i Adobe Acrobat 8.0 eller nyere eller en tredjepart kilde editor. Se Resources en for en fullstendig liste over PDF lage programvare.

3 Gjennomgå hvilke elementer er i PDF-format. For en PDF for å være kompatibel med PDF / A-format det må være 100 prosent inneholdt, noe som betyr at ingen utenfor elementer kreves for dokumentet som skal vises. Fonter, bilder, grafikk og farge må bygges inn i dokumentet. I Adobe Distiller, klikk på Innstillinger øverst i menylinjen og velg Rediger PDF-innstillinger. Her vil du ha muligheten til å legge ned fonter bilder og farger. Video- og audio elementer kan ikke inkluderes i PDF / A.

4 Input metadata inn i dokumentet slik at det vil være søkbare. PDF metadata inkluderer søkeord, den versjonen av PDF brukt og navnet på programmet som opprettet PDF-dokumentet. For å legge inn metadata i Adobe Acrobat, klikker du på Avansert på i den øverste verktøylinjen. Fra rullegardinmenyen Klikk Dokument Metadata.

5 Lagre dokumentet i et arkiv. Et arkiv kan være en sikker ekstern server, harddisk eller en gull DVD. Mediene som du bestemmer deg for å lagre arkiv PDF vil avhenge av hva som er mest sikker på kontoret eller husstand.

Hint

  • PDF / A-filer kan være større enn vanlige PDF-filer fordi alt er innebygd.