Slik arkiverer Quickbooks selskapet filer

Slik arkiverer Quickbooks selskapet filer


Når en Quickbooks selskap filer har hatt mange transaksjoner over en lang periode, plassen tatt opp av Quickbooks programvare øker. Dette kan føre til ekstreme forsinkelser i drifts prosessen Quickbooks. Løsningen på dette er å arkivere tidligere år med bedriftens filer. I eldre versjoner av Quickbooks, ble denne prosessen kalles "arkivering"; i nyere versjoner, kalles det "rydde opp bedriftens data." Denne prosessen kondenserer før årets selskapet filer ved å fjerne detaljene for hvert lukket transaksjon, slik at bare de summer.

Bruksanvisning

Opprett og lagre sikkerhetskopier

1 Sett inn en flash-stasjon eller CD-ROM-en i datamaskinen.

2 Klikk på "File" knappen øverst i menylinjen, og velg deretter "Lagre kopi eller backup." Du vil bli spurt om hvor du vil lagre denne sikkerhetskopien; velge flash-stasjon eller CD-ROM.

3 Klikk på "Navn på fil" boksen og skriv "Arkivert" før utvidelsen. Klikk "OK", og filen vil bli støttet opp på flash-stasjon eller CD-ROM.

Arkiver Arkiv

4 Klikk "Fil" på menylinjen og velg "Verktøy" alternativet. Når det neste vinduet åpnes, klikker du på "Clean Up bedriftens data."

5 Velg "Fjern Transaksjoner som av en bestemt dato." Datoen du velger, vil være den avsluttende dato; alle transaksjoner før denne datoen vil bli kondensert og detaljene i disse transaksjonene vil fjernes.

6 Klikk "Next" for å åpne neste vinduet, hvor du vil velge tilleggskriterier for å fjerne transaksjoner. Det er fire alternativer: fjerne innskuddet bank- og kredittkorttransaksjoner; fjerne transaksjoner som er merket som skal skrives; fjerne fakturaer og estimater merket skal sendes; fjerne transaksjoner som inneholder ufakturerte eller unreimbursed kostnader. Klikk "Next".

7 Velg å slette elementer som ikke har noen transaksjoner i det neste vinduet som åpnes. Disse elementene er kontoer, kunder, leverandører, andre navn, fakturaposter og "å gjøre" notater.

8 Klikk "Start Opprydding." Lagre renset opp filen til skrivebordet eller en ekstern harddisk til å fortsette arbeidet i Quickbooks.

Hint

  • Regnskapsførere typisk arkivere Quickbooks data etter at regnskapsåret er avsluttet. Hvis du har en rekke transaksjoner som ikke har stengt ute, kan det være lurt å vurdere å arkivere transaksjoner starter to år før.
  • Hold sikkerhetskopifilen på et trygt sted i tilfelle du trenger å gå tilbake til en bestemt transaksjon for detaljer på en lukket transaksjon.