Slik behandler du en innboks

Hvis du er som folk flest, fyller innboksen opp raskt med alle slags meldinger. De fleste e-postklienter som Outlook Express kan du opprette mapper og melding regler for å sortere og administrere innkommende e-postmeldinger, slik at du ikke er overveldet.

Bruksanvisning

1 Kategorisere e-post som du vanligvis får. Du kan basere kategoriene av avsendere - "sjefen", "salg" og "IT" - eller hva andre kategoriseringer fornuftig. Lag en egen kategori for personlige e-postmeldinger.

2 Lag mapper basert på kategorier. For å opprette en mappe i de fleste e-postklienter, finne navigasjonsmenyen og velg Fil> Ny> Mappe. På venstre side av e-postklienten grensesnittet skal du se de nye mappene som er oppført. Vanligvis de er sortert alfabetisk. I noen tilfeller vil du kanskje vurdere å undermapper også, for eksempel, kan "selskapet" mappen inneholder undermapper for "sjef" og "kolleger".

3 Opprett melding regler. Reglene er hva administrere e-postmeldinger som kommer inn, og disse må opprettes logisk. Den enkleste måten å starte er å finne en e-postmelding til en bestemt kategori, som sjefens siste e-post. Merk meldingen og høyre museklikk, klikk deretter på «Opprett regel fra melding." En regel veiviseren vil hjelpe deg å avgjøre hva du skal gjøre med meldinger basert på deres Fra Adresse emnefeltet, etc. Når du oppretter en regel for e-poster fra enkeltpersoner, er det best å bruke From Adresse.

4 Bestem hva du vil gjøre med meldingen. Når du velger kriteriene for sortering meldingen bestemme om du ønsker å flytte meldingen til en annen mappe, kopiere den til en annen mappe eller slette den helt. Deretter velger du mappen du vil flytte eller kopiere meldingen til. Når du lagrer regelen, vil du ha en mulighet til å kjøre den mot e-postinnboksen, for å sikre at den fungerer som den skal.

5 Gjenta prosessen for hver kategori av e-posten du ønsker å administrere denne måten. Mesteparten av e-postene vil fortsatt komme til innboksen din, men de viktigste kan viderekobles til andre mapper. Når du svarer på e-post, flytte dem ut av innboksen til andre egnede mapper som "oppfølging", "viktig" eller "ferdig" for å holde innboksen ryddig. Sørg for at du sjekker dine viktige mapper regelmessig; mappen vil være dristig når nye meldinger kommer inn.

Hint

  • Tillat deg selv tid til å gjøre andre oppgaver mellom e-kontroll. Med mindre du forventer noe ekstremt viktig, begrense din e kontrollerer hver 30 eller 60 minutter. Dette vil tillate deg å gjøre andre viktige arbeid uten e-post avbrudd.
  • Når du setter opp melding regler, ikke glem å sjekke de andre mappene når nye meldinger kommer inn. Dette systemet er å hjelpe deg prioritere dine e-postkommunikasjon, ikke overse dem.
  • Sørg for at reglene ikke er i konflikt. Hvis du setter opp to regler som konflikt, kan det hende at e-postprogrammet kaste feil. Reglene behandles i den rekkefølge som de blir opprettet.