Slik behandler Rapporter Creation og automasjon

Rapporter automatisering kan spare brukere tid og penger. Generere rapporter automatisk for brukere kan bruke opp systemressurser, og skape nye rapporter på forespørsel tar opp tid og energi som ofte blir bedre brukt andre steder. Automatisk rapportgenerering er ikke alltid det beste løpet av handlingen. Et par enkle kontroller kan hindre rapport automatisering fra økende ineffektivitet.

Bruksanvisning

Ikke gjenoppfinne hjulet

1

Gjennomgå nye rapport forespørsler med brukerne for å finne ut om denne nye rapporten erstatter en eksisterende rapport. Hvis så, enten fjerne den gamle rapport eller endre det til de nye parametrene.

2 Kontroller at rapporten brukerne ber om mot en liste over eksisterende rapporter. Pass på at det ikke finnes allerede før du oppretter den. Automatisering av redundans er ikke effektiv. Ifølge Timothy Ferriss av "The Four Hour Work Week", eliminere før du automatisere.

3 Lage rapporter som kan tilpasses av brukerne for deres ønsket periode. Dette hindrer nye rapporter måtte opprettes for hver tidsperiode, slik at gjenbruk av den samme over tid.

Begrunn og Forenkle

4 Har nye brukerbekreftelse anmeldt av sin ledelse. Dataene kan allerede være formatert eller analysert av noen andre på laget. En ledelses gjennomgang kan henvise personen til i huset ressurser i stedet for å lage en ny rapport ved hjelp av IT-ressurser.

5 Be om en kost-nytte-analyse av hver rapport forespørsel. Noen kan være å be om en rapport som sparer dem en time eller to i uken, men krever flere titalls timer med utvikling tid å lage.

6 Fange alle rapport skapelse i programmet krav dokumentasjon. Deretter inkluderer koden for tilpassede rapporter i programvaren kodebibliotek. Dette vil tillate rapportene som skal opprettes automatisk i fremtidige programvareversjoner i stedet for å måtte manuelt gjenskapt med hver programvareversjonen.

Gjenbruk, redusere, og resirkulere Reports

7

Omtale rapporter for potensielle pensjonister. Kontakt opphavet til svært gamle rapporter for å finne ut om hver rapport blir fortsatt brukt.

8 Forskning etterspørselen etter alle eksisterende rapporter med jevne mellomrom. Hvis det ikke har vært drevet i lang tid, ta kontakt med de siste brukerne av rapporten og spør om det kan slettes.

9 Inkludere en gjennomgang av tilpassede brukerrapporter når noen slutter i selskapet. Har sin trener eller lagleder anmeldelse av den avdøde brukerens tilpassede rapporter. Hvis en rapport er fortsatt behov av teamet, gjøre den tilgjengelig for alle brukere. Dersom rapporten ikke blir brukt av noen andre, må du slette den. Dette vil forhindre kritiske tilpassede rapporter fra å bli slettet sammen med brukerkonto og deretter gjenskapt av applikasjonsutvikling.

Hint

• Bruk standard rapport forespørsel former i forbindelse med help desk billettering programvare for å fange opp alle nye rapport forespørsler. Dette skaper en standardisert forespørsel metode, automatisk lager en oversikt over alle slike forespørsler, og hindrer rapport skapelse og modifikasjonsforespørsler fra å bli tapt gjennom mindre direkte kommunikasjonskanaler.
• Ikke slett rapporter og slett fordi deres datakilde er borte. Spor data import og eksport grensesnitt endringer. Rapporter som brukes til å spore data import og eksport bør endres som programvaregrensesnitt er endret. Når datakilder er pensjonert, så bør rapportene som ble brukt til å spore dem.