Slik beskytter datamaskinen Basert Business filer

Hvis du kjører din egen lille eller hjem basert virksomhet, har du sannsynligvis bruke en datamaskin for regnskap og bokføring formål. Dataprogrammer gjør det enkelt å ha profesjonelle og organiserte filer. Det er viktig å huske på, men at datamaskiner er ikke perfekt maskiner. De kan krasje og skape andre problemer som gjør det vanskelig om ikke umulig å åpne filene dine. Du må sikkerhetskopiere databaserte forretningsfiler. Aldri lagre filer bare på harddisken på datamaskinen.

Bruksanvisning

1 Lagre arbeidet ofte. Den første måten å beskytte datamaskinen baserte forretningsfiler er å sikre at de er lagret på datamaskinen din i første omgang. Når du arbeider på datamaskinen, lagre data med få minutters mellomrom. Hvis datamaskinen opplever en feil og slår seg av, vil det meste av arbeidet ditt lagres.

2 Installere en ekstern harddisk. Denne harddisken kobles til USB-porten via kabel, og du kan lagre arbeidet ditt på det etter at du lagrer den på din vanlige harddisken. Automatisere prosessen ved å installere programvare som samtidig lagrer filer til den eksterne enheten når du lagrer dem på harddisken. Eksterne harddisker har fordelen av portabilitet. De er så lette og tynne, du enkelt kan transportere dem til å bruke på andre datamaskiner.

3 Sikkerhetskopiere databaserte forretnings filer til CDer. Hvis datamaskinen har en CD-brenner, kan du enkelt sikkerhetskopiere filene dine på en jevnlig basis. Avhengig av hvor mange nye filene du plasserer på datamaskinen din hver uke, kan det være lurt å kopiere filer en gang i uken eller en gang i måneden. CD brenner programvare lar deg velge bestemte filer som skal kopieres og deretter brenne alle disse filene til en CD. Hvis du trenger å få tilgang til data senere, bare sette inn CDen i CD-ROM-stasjonen og åpne filene.

4 Last ned filer fra datamaskinen til en USB-minnepinne. Disse bærbare harddisker er ikke større enn en penn. Du kan kjøpe flash-stasjoner i en rekke størrelser. Noen er store nok til å ta en sikkerhetskopi av alle filene på datamaskinen din. Lagrer filene dine til en USB-stasjoner tjener to formål: Det gir deg en annen metode for sikkerhetskopiering av databaserte forretningsfiler. I tillegg lar den deg til å åpne filer når du arbeider på en annen datamaskin. Du kan koble flash-enhet i en hvilken som helst datamaskin og åpne filene.

5 Utnytte papirkopier av dine mest kritiske filer. Du bør beholde papirkopier av noen informasjon selv om du har flere kilder til backup filer. For eksempel bør du ha en trykt kopi av selvangivelse og alle relaterte papirer. Velg filene som du absolutt ikke kan miste. Print takler og lagre dem i en låst, brannsikker arkivskap, slik at du vet nøyaktig hvor de er, hvis du trenger tilgang til dem.

6 Lagre filene dine på to forskjellige datamaskiner. Du kan også lagre dine forretnings filer på to forskjellige datamaskiner for ekstra beskyttelse og bekvemmelighet. Det kan være så enkelt som å koble en kabel til en USB eller annen port på begge datamaskinene og overføre de nødvendige filene. Du kan også lagre alle filer fra en datamaskin til en CD eller en USB-stasjon, og deretter lagre disse filene til harddisken på den andre datamaskinen.