Slik bruker Microsoft Outlook Effektivt

Microsoft Outlook er en e-programvare verktøyet. I tillegg til å sende og motta e-post, gjør at programmet brukerne å klassifisere sine e-poster via spesielle mapper, arrangerer sine kontakter, sende ut masse e-poster til angitte lister over kontakter, legge ved filer og flagg e-post basert på visse kriterier. Ved å ta deg tid til å nøye organisere Outlook, kan brukerne effektivt fil, sortere og motta e-post fra flere e-postkontoer i én plass, noe som sparer tid og krefter.

Bruksanvisning

1 Velg e-postkontoer som du vil Outlook for å få tilgang. Samle e-postkontoer til enten arbeid eller personlige forhold; mens Outlook kan håndtere begge, er den mest effektive metoden for å separere disse i to forskjellige typer. Input serverinformasjonen for hver av disse kontoene i Outlook slik at du kan begynne å motta og sende e-poster.

2 Identifisere en liste over vanlige kontaktet personer eller organisasjoner. Input denne informasjonen inn i "kontakter" i Outlook. Lag mapper med navnet etter hvert individ eller en organisasjon, slik at du kan sende sendte og mottatte e-poster. Bundle mapper når aktuelt, for en bedrift, opprette mapper kalt "leverandører" eller "kunder." Sett individuelle mapper på "Leverandør A" i større "Leverandører" -mappen. Gjenta dette trinnet for hver gruppering som nødvendig.

3 Arkivere e-post på en regelmessig. Bestem denne planen av volumet av e-post mottatt; en typisk bedrift bør arkivere omtrent annenhver måned.

Hint

• Når det brukes riktig, Outlook fungerer som et kommunikasjonsverktøy, slik at du kan spore all korrespondanse mellom partene i løpet av sekunder. Imidlertid er ikke alle virksomheter organisert i nøyaktig samme måte. Mens de fleste bedrifter dra nytte av å organisere sine e-poster med "Leverandører" og "kunder", noen virksomheter kan ha nytte av å organisere sine e-poster etter emne, geografisk plassering eller andre bransjespesifikke sikt.