Slik bruker Microsoft Outlook til å spore jobb kostnader

Slik bruker Microsoft Outlook til å spore jobb kostnader


Når du vurdere å bruke Microsoft Outlook, har du sannsynligvis tenke på å administrere e-postkontoer eller spore avtaler og møter. Du vil kanskje ikke innse at du også kan bruke Journal funksjonen Outlook til å spore den tiden du bruker på en bestemt jobb. I tillegg kan du dra og slippe filer, for eksempel dokumenter og regneark, i Journal oppføringer, som gir tilgang til alle jobbkostnadsinformasjon på ett sted. The Journal er lett å bruke når du vet sine snarveier.

Bruksanvisning

1 Åpne Journal. Klikk på "Journal" -ikonet grønt nederst i navigasjonsruten på venstre side av Outlook-vinduet. Du kan også trykke på tastatursnarveien "Ctrl + 8" for å åpne journalen.

2 Spill den tiden du bruker på en bestemt oppgave eller prosjekt. Åpne Journal og dobbeltklikk på oppføringen du ønsker å tilføye. Klikk på "Start Timer" knappen for å begynne å spore den tiden du bruker. Når du er ferdig, klikker du på "Pause Timer". Klikk på "Lagre og lukk" for å lagre endringene.

3 Konfigurer Journal automatisk spore den tiden du bruker arbeider på bestemte filer. I Outlook 2003 eller 2007, gå til "Verktøy" -menyen og velg "Options". Klikk på "Journal alternativer" på "Innstillinger" -kategorien. I Outlook 2010, klikker du på "File" -kategorien og velg "Alternativer". Klikk på "Notater og Journal" og deretter "Journal Options." I alle versjoner, velger du hvilke typer filer du vil Journal overvåke, klikk på "OK" og start Outlook.

4 Rekord aktiviteter som telefonsamtaler og møter som loggoppføringer. Trykk "Ctrl + Shift + J" for å åpne en ny Journal vindu. Velg type aktivitet i "Entry Type" liste. Skriv inn detaljer som navnet på den personen du snakket og lengden av aktiviteten. Klikk på "Lagre og lukk" for å registrere oppføringen.

5 Sett inn lenker til filer eller Outlook-elementer i din journal. Naviger til en fil sted, for eksempel et Word-dokument i mappen Mine dokumenter. Klikk på filen for å velge den. Dra den til Outlook og slipp den på "Journal" -ikonet grønt. En ny oppføring åpner med filnavnet, link og andre detaljer til. Du kan dra og slippe e-postmeldinger, møteinnkallelser og de fleste andre filtyper også. Dette gjør det mulig å organisere alt arbeidet knyttet til oppdraget, slik at du kan spore alle dine jobb kostnader.

6 Tøm Journal når du er ferdig med jobben og beregnet kostnadene. Klikk på oppføringen du vil fjerne, og trykk "Slett".