Slik eksporterer Access Data i et Microsoft Word-dokument

En viktig oppgave for arbeidslag er å lage dokumenter som rapporterer sine data, for eksempel salgstall. Denne funksjonen krever to programmene. Den ene er for å lage dokumenter, som er Word styrke. Den andre er for å administrere data, som er styrken i Access. For å publisere sine data i dokumenter, kan arbeidslag eksportere disse dataene til Word fra Access. Tilgang «eksportere veiviser som gjør denne operasjonen mulig. Det veiviseren, men vil bare konvertere til Rich Text File format. For å gjøre den eksporterte filen en sann Word-dokument, bruker Word "Lagre som" -kommandoen til å lagre i et Word-format.

Bruksanvisning

1 Klikk på "Office" -knappen i Access, og klikk på "Open" -kommandoen. Bruk "Open" i dialogboksen kontroller for å flytte til en mappe med en database som inneholder data du ønsker å eksportere til et Word-dokument. Dobbeltklikk på Access database for å åpne den.

2 Klikk på tabellen i Access 'navigasjonsruten som du ønsker å eksportere til Word. For eksempel, hvis du ønsker å eksportere "SalesData" tabellen til Word, klikk at tabellens ikonet i navigasjonsruten.

3 Klikk på "eksterne data" -kategorien, og klikk deretter Word-ikonet "Export" panelet for å åpne en veiviser for å eksportere den valgte tabellen til Word.

4 Klikk på "Åpne fil etter eksport" boksen. Dette forteller Tilgang du ønsker å åpne den eksporterte filen i Word når eksporten er ferdig. Klikk "OK" for å gå til eksport veiviseren siste skjermen.

5 Klikk på "Close" for å lukke eksport veiviseren. Tilgang vil åpne Word med den eksporterte filen, som er i rikt tekstformat. Denne filen vil inneholde en kopi av tabellen du har valgt å eksportere i trinn 2.

6 Klikk Office-knappen i Word, og klikk deretter "Lagre som". Skriv inn et filnavn i "Name" tekstboksen, og klikk deretter på noen av de "Word" dokumenttyper fra "Type" drop-down listen. For eksempel klikke på "Doc" type hvis du vil Word-versjoner eldre enn 2007 for å kunne åpne filen. Klikk på "DOCM" type hvis du vil være i stand til å lagre makroer i filen.

7 Klikk på "Lagre" -knappen for å fullføre konverteringen av RTF-filen til et Word-dokument.