Slik formaterer du en profesjonell e-postsignatur

En e-post signatur er noen få linjer med identifisering tekst som blir automatisk lagt til i bunnen av hver e-post du sender. Hvis du oppretter en e-postsignatur for formålet med personlig korrespondanse, ingen hard-og-rask regler angående format gjelder. På den annen side, hvis du oppretter en e-postsignatur for arbeidsrelaterte korrespondanse, er det viktig at den formateres på en profesjonell måte. Ellers kan du ikke presentere deg selv så effektivt som du kan være.

Bruksanvisning

1 Skriv inn to streker (-) på toppen av din e-post signatur. Dette er den vanlige måten indikerer til mottakerne at kroppen av e-post er avsluttet og signaturen din har begynt.

2 Skriv din hilsen etterfulgt av fornavn og etternavn i ren tekst. Farger, spesielle skrifttyper og grafikk er unødvendig og kan gjøre en signatur ser rotete. Også avhengig av mottakernes e-postleverandører og datamaskiner, kan det se annerledes ut for noen enn for andre. Hvis du må inkludere grafikk, vurdere å bruke en e-postsignatur tjeneste, for eksempel WiseStamp, Mitt Live signatur eller Stasjonær Central.

3 Skriv din profesjonelle posisjon og din arbeidsplass på neste linje, atskilt med et rør (|) eller kolon (: :).

4 Skriv inn din kontaktinformasjon og web-adresse på den tredje linjen, atskilt med rør eller kolon. Ta bare ett telefonnummer og en e-postadresse hvis du kan, og la ut din postadresse dersom ikke annet er nødvendig. En postadressen lagt til all annen informasjon i signaturen din kan ende opp som ser rotete og uprofesjonelt. Når du skriver ditt nettsted adressen, holde den ren tekst fordi hyperkoblinger er ofte blokkert av e-postleverandører.

5 Skriv inn linker til dine viktigste arbeidsrelaterte sosiale medier profiler, som for eksempel Facebook eller Twitter, på den fjerde linjen. Igjen bruker rør eller kolon for å skille informasjon.

Hint

• Hold din e-post signatur så kort som mulig og samtidig gi all nødvendig informasjon.
• Den akseptert standard for lengden på en e-postsignatur er fire linjer.
• Ikke ta med sitater, virus-sjekker meldinger, juridiske ansvarsfraskrivelser og vCard i dine e-postsignaturer med mindre annet er nødvendige. Ikke alle ønsker eller trenger denne informasjonen, og det legger for mye bulk til signaturen.