Slik formaterer en rapport Utgang til PDF

En PDF, eller Portable Document Format, er et standard format som lar folk dele dokumenter mellom ulike datamaskiner og operativsystemer. En PDF vil se det samme på alle datamaskiner, selv de med forskjellige skrifter eller skriverdrivere er installert. Montering av utgående elementer for en rapport og formatering dem som en PDF-fil er enkelt å gjøre hvis du har riktig programvare.

Bruksanvisning

Format Rapporter Bruke Microsoft Office 2007

1 Formater rapporten med så få separate deler av Office-programvarepakke som mulig. For eksempel, hvis du har en eller to PowerPoint-lysbilder, men mange sider med tekst, kan du sette inn lysbildene i et Word eller Publisher dokument. Eksporterer hvert lysbilde som en JPG-fil, og deretter plassere dem på en blank side i Word eller Publisher dokument. Kopiere en tabell fra Excel og legg den i et Word eller Publisher dokument på en lignende måte.

2 Planlegg ut hele dokumentet. Bestem hvilke sider som skal gå der, om de trenger sidetall, og retningen på hver side. Dette vil hjelpe deg å avgjøre hvor mange PDF-filer som du trenger. Hvis du trenger en innholdsfortegnelse, format som i begynnelsen av den første Word eller Publisher-fil.

3 I hver komponent av Office du bruker, lagre rapporten utgang som en PDF-fil. I Access, Excel, Powerpoint og Word, gjør dette ved å klikke på "Microsoft Office" -knappen øverst i venstre hjørne (rund med en farget logo). Velg "Lagre som" fra menyen og velg PDF. Skriv inn filnavnet og sørge for at filen er lagret på det stedet du foretrekker. Hvis deler av rapporten ble opprettet i InfoPath, OneNote eller Publisher, se etter "Publiser som PDF" eller "Export To" på Fil-menyen, og pass på at du lagrer filen som en PDF-type.

4 Skriv ut hver PDF-fil og ordne sidene i den rekkefølgen du trenger. Dette trinnet er valgfritt, men det er alltid godt å skrive ut en fil og korrekturlese den før du lagrer den endelige kopiere og distribuere det elektronisk.

5 Bruk Adobe Acrobat for å gruppere PDF-filer til én fil. Hvis du har Acrobat 9 eller nyere, kan du opprette en gruppe filer som blir en PDF-fil ved hjelp av PDF-porteføljen funksjonen.

Bruk ScanToPDF formaterer du en PDF-dokument

6 Skriv ut dokumentet ved hjelp av en høy kvalitet skriver, minst 300 punkter per tomme (dpi). Hvis du har en fargeskanner, må du skrive ut i farger hvis du vil at PDF-filen skal inneholde farge.

7 Monter dokumentsider i orden.

8 Kjør ScanToPDF (se lenke i Resources for å laste ned ScanToPDF). Klikk på "Scan" -knappen for å skanne sidene. Kontroller at skanneinnstillingene er satt for minst 300 dpi. Høyere innstillinger vil resultere i et bedre bilde, men kan bremse skanning ned for mye. Som sidene er skannet, vil de vises som miniatyrbilder på venstre side av ScanToPDF programvinduet.

9 Ordne miniatyrene i den rekkefølgen du vil, hvis de ikke allerede er i riktig rekkefølge. Du kan se på større versjoner av hver side for å sørge for at hver og en er ren og riktig hvis du vil.

10 Klikk på "Lagre" for å lagre PDF-filen.